8MSaaS SPM：交易前後的采購管理工作為(wei) 何如此重要？

2019-11-21

大多數采購人員隻想著交易中的工作，他們(men) 認為(wei) ，交易進行中的這個(ge) 階段至關(guan) 重要，這是企業(ye) 作為(wei) 買(mai) 方，與(yu) 賣方就采購商品的相關(guan) 事項進行反複磋商的正麵交鋒，隻要雙方達成協議，那麽(me) 采購就完成了。殊不知，一切才剛剛開始。

作為(wei) 采購人員，要意識到采購交易前及交易後的工作遠比交易中重要。為(wei) 什麽(me) 這麽(me) 說？一名優(you) 秀的采購人員，懂得在交易前做好各項準備工作，製定采購計劃，了解供應商，調查商品價(jia) 格……做好采購交易前的工作，才能在交易中取得優(you) 勢，達到交易目標。此時還不可放鬆，交易協議達成，交易後的工作也必不可少。若是雙方談判出來的結果不能得到有效執行，那也隻能算是失敗的采購交易。采購交易前及交易後的工作沒做好，是大多數企業(ye) 采購成本超支、延期交貨等問題產(chan) 生的重要原因。

采購交易前和交易後的工作沒做好會(hui) 產(chan) 生哪些後果？

1、沒有采購計劃，浪費資金及人力

采購人員在交易前要根據需求部門所提出的需求製定完善的符合實際的采購計劃，滿足公司生產(chan) 計劃所需。采購計劃以需用材料為(wei) 依據，說明如何對采購過程進行管理，具體(ti) 包括采購費用、合同簽訂、采購人員組織、供應商管理、考評標準等等。

然而很多企業(ye) 在交易前往往沒有製定采購計劃，不作材料需求評估，采購批量隨意，忽大忽小。批貨大，庫存積壓，需要租賃倉(cang) 庫；批貨小，材料短缺，影響生產(chan) 進度。這兩(liang) 種結果都造成了大量的資金浪費。

此外，采購時沒有規律的下單，采購訂單零散，每個(ge) 訂單采購人員都要重新做詢價(jia) 、合同、付款、催貨驗貨、入庫出庫，采購人員的工作量也日益增多。

2、供應商分類不清，詢比價(jia) 困難

企業(ye) 麵向的供應商很多，特別是工業(ye) 企業(ye) ，所需的原材料多，還需要按照不同材料的屬性來進行采購，這時候麵對的可是成百上千的供應商了。如何在交易前從(cong) 眾(zhong) 多供應商中選出最合適的進行合作，就需要做好供應商分類。大到地區行業(ye) 、企業(ye) 資質，小到服務產(chan) 品、材料價(jia) 格，這都需要進行細致分類。此外，還需要對其表現好壞進行等級管理。若供應商分類不清，將會(hui) 導致采購成本增加，交貨期延長等問題。

在交易前，還需做好采購詢價(jia) ，確定供應商範疇。有些企業(ye) 在采購詢價(jia) 上存在局限性，因其在交易前沒有接觸到更多供應商，開發新的合作夥(huo) 伴，這就導致與(yu) 老供應商合作多。供應商沒有競爭(zheng) 也沒有儲(chu) 備，一是導致企業(ye) 在詢比價(jia) 上沒有主動權，二是萬(wan) 一供應不及時，企業(ye) 就要麵臨(lin) 停工停產(chan) 的風險了。

3、招投標混亂(luan) ，競爭(zheng) 不公平

招投標是一種成熟規範的交易方式，在企業(ye) 中已被廣泛應用和推廣。企業(ye) 通過招投標的方式，在產(chan) 品設備采購中選擇成本質量相對優(you) 勢、信譽業(ye) 績良好的供應商，以降低采購成本、提高經濟效益，實現企業(ye) 利益最大化。

然而目前大部分企業(ye) 招投標工作混亂(luan) 不透明，競爭(zheng) 不公平，從(cong) 報名、資格預審到招標投標操作的過程及事後的監督檢查等環節都存在著錯位和缺位現象，甚至有些不法分子為(wei) 了利益，通過一些非法手段，利用招投標治理機製中的漏洞，牟取暴利，導致市場經濟運營環境出現嚴(yan) 重問題。

4、合同簽訂存在漏洞，企業(ye) 風險大

在確定合作的供應商後，企業(ye) 與(yu) 供應商要簽訂一份“供需關(guan) 係”的法律性文件，即采購合同。企業(ye) 要嚴(yan) 密審核合同，以確保合同的合法性和有效性。采購合同中價(jia) 格雖然是主體(ti) 之一，但不是全部，簽訂合同時還要確認好數量質量、交貨驗收、付款售後等，把自身風險降到最低。

企業(ye) 在簽訂合同前沒有做好準備工作，將會(hui) 因業(ye) 務不熟悉或者談判經驗不足，使簽訂的采購合同在實際操作中出現漏洞。如質量約定不明確、履行地點不清晰、違約責任無判定等等。這些漏洞多出現在合同主文內(nei) 容缺少或者約定不明，使用文字雙方有爭(zheng) 議等情況。交易前若無對合同進行審核，企業(ye) 就要花費大量時間和金錢去處理這些風險了。

5、售後服務無保障，造成企業(ye) 損失

采購交易後的工作也不容忽視，特別是售後服務。供應商將產(chan) 品送至企業(ye) 後，不代表整個(ge) 采購交易完成，企業(ye) 要確保供應商能提供完善的售後服務，如產(chan) 品安裝、產(chan) 品退換、補發換貨的時效性等。有些供應商為(wei) 了在價(jia) 格上贏得優(you) 勢，以次充好，降低了產(chan) 品的質量，若無在交易後驗收並進行退換補償(chang) ，將會(hui) 造成企業(ye) 損失。

6、供應商考評機製不健全，采購質量難把控

采購交易完成後，如果不對其進行有效的評估，就很難為(wei) 下次的采購交易提供借鑒。現在很多企業(ye) 都沒有建立完善的供應商考評機製，采購流程績效評價(jia) 指標模糊，對於(yu) 長期質量交付好的供應商沒有鼓勵及表揚，對於(yu) 交付表現不好的供應商也沒有懲罰措施。這導致采購質量不便管理，供貨產(chan) 品良莠不齊，極易導致采購成本失控。

怎樣做好采購交易前和交易後的工作？

隨著中國經濟步入新常態，企業(ye) 之間的競爭(zheng) 也愈加激烈。想要在激烈的市場競爭(zheng) 中獨占鼇頭，單憑技術力量已難以取勝。要想適應新的發展形勢，企業(ye) 的管理方式必須要調整，供應鏈中的采購模式也要作出相應改變。8MSaaS SPM采購與(yu) 供應商管理係統，輕鬆管理成千上萬(wan) 供應商，降低企業(ye) 采購成本，保證企業(ye) 供應鏈高效運作，層層擊破企業(ye) 采購痛點。

1、製定符合實際的采購計劃

使用8MSaaS SPM采購管理係統，各部門可根據各自不同的費用類別來製定不同的采購計劃。通過采購計劃能確定需要采購的所有項目並將其鏈接到采購清單，以便管理采購裏程碑，而且係統能與(yu) 采購訂單、產(chan) 品庫存功能相結合，不僅(jin) 減少人工輸入的工作量與(yu) 人為(wei) 錯誤，而且有效地避免了產(chan) 品積壓。除此之外，8MSaaS SPM還能根據采購計劃，管理采購完成率和跟蹤偏差，在整個(ge) 采購計劃和執行過程中提供預警，為(wei) 采購人員提供了強有力的幫助。

2、實現供應商精細化管理

供應商越來越多的時候，企業(ye) 就更需要一套行之有效的管理工具來管理所有供應商了。8MSaaS SPM能對供應商進行細分管理，幫助企業(ye) 選擇合適的供應商。此外，8MSaaS SPM支持公開招募供應商，企業(ye) 可按需設置預選問卷和發布招募公告，供應商可自助注冊(ce) 填寫(xie) 預選問卷。8MSaaS SPM會(hui) 根據預選問卷上每道題的預設分數自動計算每個(ge) 申請人的總分，從(cong) 而判定其是否通過資格預審。

3、監控招投標采購流程

8MSaaS SPM電子招投標為(wei) 企業(ye) 的招投標提供高效、公平和全麵有力的監控。企業(ye) 可按需預先設定招投標的規則，整個(ge) 招投標過程係統都會(hui) 嚴(yan) 格遵循這些規則執行。另外，8MSaaS 提供有效的安全保障機製確保所有招投標過程及信息的安全，係統可通過安全代碼，一次性密碼，雙向通信加密，基於(yu) 角色的訪問控製和審計跟蹤等機製實現計算機和網絡的安全。

4、規範采購合同條款

在傳(chuan) 統的合同管理中，查閱和管理都非常繁瑣，在8MSaaS SPM中，通過實現合同數字化轉型，把關(guan) 采購合同的整個(ge) 規劃、製定和執行的流程，實現采購中財務、結算、合同等多方位管理，從(cong) 而為(wei) 企業(ye) 構建智能化采購管理新模式，降低采購成本，促進企業(ye) 市場競爭(zheng) 力加強。

8MSaaS可幫助企業(ye) 管理複雜采購的合同條款與(yu) 交付的驗收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執行。

5、記錄采購訂單執行過程

采購產(chan) 品與(yu) 服務的交付情況多變複雜，稍有不慎就容易出問題，導致無法按時交付或金錢上的損失。8MSaaS SPM提供嚴(yan) 密的流程與(yu) 監控機製管理整個(ge) 交付的過程，記錄與(yu) 跟蹤交付的具體(ti) 進度與(yu) 狀態，及時解決(jue) 交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。係統會(hui) 實時記錄采購訂單的整個(ge) 執行過程，所有的執行問題都可追溯緣由。

6、建立供應商獎懲機製

為(wei) 了確保供貨的質量，企業(ye) 需要對供貨商進行績效考核，建立健全的供應商獎懲機製，通過淘汰機製尋找出最合適最優(you) 秀的供貨商並與(yu) 其進行長期的戰略合作。8MSaaS SPM不僅(jin) 能自動實時追蹤客觀的供應商績效數據，還可以結合直接接收供應商產(chan) 品與(yu) 服務的用戶對他們(men) 的主觀績效評估，更加靈活全麵。這種基於(yu) 績效的獎懲管理可以加強企業(ye) 及其供應商的承諾意識，讓他們(men) 清楚地知道不遵守承諾將會(hui) 麵臨(lin) 的後果。

結語

當前市場競爭(zheng) 日趨激烈，企業(ye) 要提升盈利能力，除了要做好自身業(ye) 績，還要努力降低企業(ye) 成本。而在許多行業(ye) 中，采購成本都占到了銷售額的60%以上。如果能科學進行采購管理，控製采購成本，那麽(me) 企業(ye) 競爭(zheng) 力將得到實質性的提高。

采購是企業(ye) 進行科學管理的前端，也是企業(ye) 最容易出現漏洞的地方。做好采購交易前及交易後的工作，才能使采購結果達到預想目標。采用8MSaaS SPM采購管理軟件，能有效幫助企業(ye) 理清采購流程，加強企業(ye) 製度管理，健全企業(ye) 采購管理製度，提高企業(ye) 采購效率，降低采購成本，監督減少企業(ye) 不必要的開支，有效解決(jue) 采購中遇到的各項難題。

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