qmchashi PM：如何解決(jue) 項目過程中溝通不良的問題？

2019-06-17

項目溝通管理作為(wei) PMBOK十大知識領域之一，目的是通過科學合理地組織和管理項目工作中的溝通交流，及時準確地處理項目信息。良好且有效的溝通能夠幫助項目管理者控製項目進度和成本，推進項目實施。但麵對項目溝通不良的問題，從(cong) 管理和技術手段層麵來說，如何更好地運用企業(ye) 項目管理係統解決(jue) 呢？

著名管理學家巴納德認為(wei) “溝通是把一個(ge) 組織中的成員聯係在一起，以實現共同目標的手段”。在項目團隊中，溝通能夠促使項目人員協調有效地工作，保證項目每一步的執行都依據計劃所進行，讓項目管理者在問題發生的時候及時發現和解決(jue) 。

據相關(guan) 數據統計，如果信息在高層管理者那裏的正確性和完整性是100%，那麽(me) 到了信息的接收者手裏可能隻剩下20%。項目中的溝通講究時效性和準確性，失真、虛假和逾期的溝通信息，都會(hui) 導致每一步項目執行的偏差，最終可能導致項目延期和失敗。

對於(yu) 一個(ge) 項目的執行，特別是中大型項目，涉及的部門及人員眾(zhong) 多，溝通信息需要經過每一個(ge) 環節的層層傳(chuan) 遞，任一環節出錯都有可能導致溝通的失敗，不良的溝通會(hui) 影響整個(ge) 交付。在眾(zhong) 多項目管理谘詢案例中，我們(men) 發現在項目溝通過程中，普遍存在以下問題：

1.跨部門溝通難，信息傳(chuan) 遞不及時，項目團隊成員難以有效協同，工作效率低下，造成項目延期。

2.口頭溝通，缺乏書(shu) 麵記錄，使得信息失真，產(chan) 生歧義(yi) ，導致項目返工，浪費大量的人力財力和時間。

3.權責不清，產(chan) 生虛假溝通信息。當問題發生時，項目人員互相推諉，難以追根溯源，造成項目損失。

有效的項目溝通依賴科學合理的管理方法和技術手段，我們(men) 可以從(cong) 以下實際應用案例中，看看項目管理係統是如何有效解決(jue) 溝通不良的問題。

A企業(ye) 是一家大型IT公司，從(cong) 事互聯網和軟件應用服務，在整個(ge) 軟件研發項目中，項目團隊人員高達上千人，項目管理涉及技術、產(chan) 品、市場、運營、銷售等部門，目前使用qmchashi PM項目管理係統管控整個(ge) 項目，包括項目時間、費用、質量、人力資源、範圍等管理。從(cong) 項目的啟動到收尾，有效的溝通管理貫穿整個(ge) 項目流程。

1、項目業(ye) 務直通式管理：跨部門協作溝通，信息傳(chuan) 遞實時精準

A企業(ye) 的項目涉及跨部門多業(ye) 務，每個(ge) 部門使用不同的工具，跨部門的溝通協作產(chan) 生了信息壁壘。qmchashi在A企業(ye) 原有的管理係統上進行集成，打破了原有軟件模塊界線的局限，促進跨部門的高度溝通與(yu) 協作。並通過業(ye) 務直通管理模式，簡化共同信息的處理過程，達到多方端到端實時業(ye) 務直通，確保項目信息的實時性和準確性。

使用qmchashi係統之後，不同部門之前的業(ye) 務流程執行變得協同順暢。當一個(ge) 需求變更發生時，項目經理通過指派或提交變更請求後，研發人員收到係統的郵件通知，直接查看並接受變更請求的任務，進行交付計劃提交後，開始正式處理需求。不同部門之間的信息在係統中自動流轉，達到協同高效的一體(ti) 化管理，大大提升團隊協作效率。

2、智能溝通機製：審計跟蹤記錄，信息數據真實有效

A企業(ye) 的所有項目人員直接通過qmchashi的即時聊天功能、研討論壇以及現狀調查等智能溝通機製，取代以往的口頭溝通交流方式，進行高效快捷、實時精準的有效溝通，大大提高協作效率。係統永久保存所有即時聊天和論壇的溝通記錄，項目團隊成員可以隨時查閱他們(men) 之前的討論，使其保持誠實和更加負責任，有助於(yu) 項目經理作出有效決(jue) 策。另外，qmchashi提供離線審計跟蹤功能，實時追蹤所有數據的來龍去脈與(yu) 任何更改記錄，保證溝通信息數據精準可靠。

3、WBS工作分解結構，明晰人員責任與(yu) 結果

A企業(ye) 的項目經理通過qmchashi的工作分解結構（WBS）實時審計追蹤每個(ge) 項目活動或可交付成果，針對每個(ge) 項目人員的工作進行自然分解，設定團隊人員的責任、角色、執行內(nei) 容等情況，確保任務分配明確，以強化執行適當的責任與(yu) 承諾，提高團隊工作效率。

在項目的計劃階段，項目任務指派給相關(guan) 負責人之後，負責人可在同一項目的WBS中進行進一步的細分和指派，每一個(ge) 團隊成員在係統中共享當前最新的項目計劃。當承諾被擅自更改時，係統在項目概覽發出自動預警，讓項目管理者第一時間發現問題，及時減少損失，最大程度地確保信息在源頭上的準確性和實時性。

4、針對多項目管理，進行迭代管理需求與(yu) 溝通

在A企業(ye) 的多個(ge) 軟件開發項目中，軟件的需求變更涉及係統性能、技術、業(ye) 務、行業(ye) 及用戶等方麵，項目人員很難通過一次溝通就把複雜的需求交代清楚。qmchashi采用迭代式的方法來溝通需求，支持對可交付成果的查看與(yu) 審批進行迭代管理，幫助項目人員有效地進行迭代需求溝通。

項目管理者可通過係統的需求申請功能獲取、過濾、解析和明確項目的需求，利用項目矩陣功能組織需求，追蹤需求從(cong) 開始到完成的整個(ge) 過程。並通過係統製定需求交付計劃，可以盡早開始溝通及理解需求，及時獲取到實時的團隊溝通信息，充分發揮團隊智慧，做出更有效的項目決(jue) 策。

在項目溝通管理中，qmchashi 強大之處在於(yu) 其數據的靈活性、準確性與(yu) 實時性，能幫助項目盡量地減少誤解，提高團隊合作效率。qmchashi項目管理軟件可以有效解決(jue) 溝通不良的問題，在最大程度保證溝通的順暢，使溝通信息得到準確實時的傳(chuan) 遞，大大提升項目管理效率。

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