如何避開項目管理陷阱？

2016-12-27

從(cong) 管理層麵上看，成功的項目大多是相似的，失敗的項目卻各有各的難題，如前期準備不足、預算失控、協同不力等等，這些都是項目管理中可能存在的風險，而管理的好壞影響著項目的成敗和企業(ye) 的的長遠發展。了解項目失敗的原因，可以從(cong) 中汲取經驗，在以後的項目管理中繞過這些陷阱。

一、需求不明

需求，實際上就是項目的目標、職責和任務，如果對項目要解決(jue) 的問題都不甚清晰，那麽(me) 要找到問題產(chan) 生的根源就很困難了，這樣的項目需求常常是霧裏看花，難以確定真實性。隻有清楚認識項目麵臨(lin) 的症狀，了解誰是項目的利益和責任關(guan) 聯方，有哪些資源或數據可以支持項目進行，找出項目需要解決(jue) 的問題，進而列出需要滿足的需求清單，明確項目的整體(ti) 需求計劃，才能為(wei) 項目定下正確的方向。

二、執行不到位

一般情況下，有了明確的需求，還需要良好的執行流程去實現。例如製造一款手機，可能包含屏幕為(wei) 4.8英寸、攝像頭像素1600萬(wan) 、觸摸屏為(wei) 電容屏、機身內(nei) 存1GB RAM+4GB ROM、采用虛擬鍵盤等具體(ti) 需求。

這樣的一個(ge) 項目我們(men) 應該如何去執行呢？

首先，研發部門要根據要求設計出總圖，滿足以上需求，然後進行工作分解。

例如從(cong) 手機的零件構成進行分解：手機的零件有屏幕、玻璃觸摸麵板、金屬信號屏蔽罩、電路板保護殼、電池、芯片屏蔽罩、螺絲(si) 、揚聲器、受話器、按鍵、主板、鏡頭組件、microSD/SIM卡插槽、附屬板、電池背殼等等。

然後，生產(chan) 單位每個(ge) 零件再分解成技術規格、數量、質量指標、成本、交貨時間和完成單位，形成各自的分包采購合同，並包括各零配件的質量驗收或檢測流程、檢測方法和合格標準，以及相應的違約責任、支付價(jia) 格和支付方式。

接下來，各個(ge) 零配件生產(chan) 商就按照合同和相應的生產(chan) 圖紙安排生產(chan) 計劃，根據各自的工藝流程和加工步驟，細分作業(ye) 流程，並進行崗位分工，控製工序質量和監督產(chan) 品檢測，最終按照合同規定的時間、質量、數量交貨。

最後，廠商再將各零件進行組裝、檢測，滿足設計需求的手機就完成了。

從(cong) 以上的項目執行流程我們(men) 可以看到，在環環相扣的流程中，如果某一環節的執行不到位，如零件的質量不達標、生產(chan) 速度跟不上、產(chan) 品檢測不過關(guan) 等等，這些問題都會(hui) 影響項目進度，進而影響項目結果。

執行不到位的原因，可能是質量標準不明確、資源不足或缺乏正確的檢測方法和流程等等，導致預設結果出現偏差。這就需要我們(men) 在項目執行出現問題的時候，第一時間對問題症狀進行深層分析，製定係統性的解決(jue) 方法和流程，從(cong) 項目管理層麵上杜絕類似問題。

三、無法預估的風險

我們(men) 會(hui) 遇到哪些難以預估的風險？

一個(ge) 大型項目可能有數十家研發機構和幾百個(ge) 生產(chan) 單位參與(yu) ，各單位的資源投入並不一致，這給多方溝通和協作帶來了嚴(yan) 峻的考驗，從(cong) 時間計劃、物料供應、物流配送等都需要精細計劃與(yu) 高度配合。實際上，由於(yu) 大部分項目從(cong) 用戶、管理者、設計者和製造者都缺乏足夠的經驗，每個(ge) 環節都可能帶來風險。

項目在執行上，一般會(hui) 給執行者留下一定的變動餘(yu) 地，如果不能恰當地預估項目各種係統性風險及其影響，例如項目計劃、成本、資源以及質量的風險，項目成員很容易忽視這些潛在風險，給項目埋下無窮的後患。

一個(ge) 無法預估風險的項目是危險的，說明項目人員無法確定行之有效的方案來避免風險，一旦出現紕漏，容易牽一發而動全身，造成難以挽回的後果。

在實際管理中我們(men) 如何管理和規避這些風險？

這些項目管理的陷阱，常常會(hui) 給項目帶來致命一擊，導致大量的人力物力成本付諸東(dong) 流。那麽(me) 在實際操作中，我們(men) 該如何避開這些陷阱呢？除了選擇經驗豐(feng) 富的管理者和靠譜的合作夥(huo) 伴，信息化的管理工具也能起到事半功倍的作用，譬如qmchashi PPM（項目管理係統），每個(ge) 項目成員都可以通過係統直接交易（如請求、承諾、交付、驗收）而係統實時記錄及審計跟蹤，數據實時精準且自動匯總，並可層層追溯數據的源頭，極大地提高了信息的準確率和傳(chuan) 遞效率，增加了項目管理的透明度和項目人員的責任心。項目需求、計劃和所有流程在係統裏共通共享，qmchashi 能自動檢測並跟蹤項目各種係統性風險及其影響，同時自動根據風險發生幾率的高低和采取行動前後風險的的影響來分類和評估每個(ge) 風險，使項目人員更快速有效地確定行之有效的方案來規避風險。