使用采購管理係統，能預防采購腐敗嗎？

2019-12-02

一間有名的八寶粥廠商的老板說:「我司的采購員，即使不發工資，他們(men) 也不會(hui) 走」。其背後反映的采購腐敗問題，令人心驚。采購腐敗一直是企業(ye) 管理者最關(guan) 注最頭疼的問題，它極大地損害了企業(ye) 的利益，是企業(ye) 生存發展的一大毒瘤。近年來，采購腐敗的手法和手段日益隱蔽和高科技化，發現采購腐敗現象也越來越困難，如何消除企業(ye) 采購腐敗，成為(wei) 眾(zhong) 多企業(ye) 管理者在麵向采購管理工作時思考和重視的問題。

有權力的地方，總是容易滋生腐敗。在采購管理工作中，采購人員也擁有一定的權力，主要包括供應商入圍資格權、供應合同定價(jia) 權、采購訂單分配權、付款權。供應商為(wei) 了在與(yu) 企業(ye) 合作中獲取利益，利用采購人員手中的權利，通過回扣、分成的利益再分配方式，與(yu) 采購人員達成了所謂“雙贏”合作，進而形成了采購腐敗。涉及的主要腐敗手法有：

1、讓供應商報底價(jia) ，然後夥(huo) 同供應商往上加價(jia) ，加價(jia) 部分雙方分成；

2、利用手中的權力故意以技術不達標把正常供應商踢出局，把可以給回扣的供應商押標進名單，長期拿回扣；

3、故意以降價(jia) 為(wei) 由，把所有正常供應商淘汰，讓可以給回扣的供應商進名單，形成獨家壟斷後漲價(jia) ，雙方分成；

4、引入質量差的供應商，和供應商串通收買(mai) 研發人員，在品質不合格的情況下不進行物料驗證，導致差品質高價(jia) 格的物料長期供應給企業(ye) ；

5、內(nei) 外勾結，搞皮包公司接單，然後把單子轉手分給工廠，賺中間差價(jia) 分成。

采購腐敗手法多種多樣，長期以往，給企業(ye) 經營生產(chan) 和市場經濟運轉造成了很多問題和危害。為(wei) 了消除采購腐敗，企業(ye) 也采用了如職業(ye) 道德教育、企業(ye) 文化宣傳(chuan) 等道德教化方式，期望采購人員能恪守職業(ye) 道德，然而收效甚微，采購腐敗現象還是屢禁不止。在企業(ye) 采購問題日益嚴(yan) 重的現實狀況下，管理層束手無策，缺乏有效地防範手段和方法。到底企業(ye) 應該怎麽(me) 做才能有效預防和遏製采購腐敗問題的發生？

針對這種情況，高亞(ya) 科技CEO Stephen Law結合多年的企業(ye) 管理及實施經驗，建議企業(ye) 運用8MSaaS SPM，幫助企業(ye) 消除采購腐敗現象，有效提高企業(ye) 采購管理效率。

現象一：采購人員掌控采購全流程，線下與(yu) 供應商聯係，以自導自演的方式操控供應商的報價(jia) ，收取回扣。

解決(jue) 方法：

1、重點是職責分離及電子留痕，如劃分采購申請、供應商選取、詢價(jia) 、定價(jia) 決(jue) 策等過程分別由不同角色人員去執行。談/評的人員和執行人員徹底分開，同一人不能完全掌控采購流程，把權力做到有準備的分開，互相製衡。

2、在招標選取供應商入圍流程中（long list to short list）, 不同類型的采購設定不同的係統規則去初定供應商數量及供應商的抽取方式 (比如: 按照50%最高KPI，50%隨機產(chan) 生供應商, 或者選取50%舊供應商，50%新供應商等等)，對詢價(jia) 供應商的選定更公平，減少人為(wei) 操控。8MSaaS SPM采購管理係統還支持設定供應商最終入圍的評選規則、比重、評分等，全流程均有電子記錄，可追蹤。

3、嚴(yan) 格控製招標過程中各個(ge) 環節，如供應商選取流程（long list to short list）, 招標文檔準備、發標、開標、評標、定標的時間和信息以及相關(guan) 責任人，進行審批及電子留痕。嚴(yan) 格控製采購流程的規則，如競價(jia) 過程中，由專(zhuan) 門指定人員設置價(jia) 格控製規則，如限製供應商出價(jia) 次數以及按一定幅度進行報價(jia) ，符合規則的報價(jia) 才可以成功提交。

4、競價(jia) 過程中，采購員看不到供應商的名稱，以及供應商的報價(jia) 信息，統一開價(jia) 模式。

競價(jia) 的整個(ge) 過程8MSaaS SPM係統會(hui) 自動記錄下來，可追蹤相關(guan) 人員的操作記錄與(yu) 供應商的出價(jia) 信息。

現象二：詢價(jia) 人員線下聯係供應商，互相勾結。

解決(jue) 方法：

控製詢價(jia) 人員必須使用8MSaaS SPM采購管理係統自帶的溝通工具進行業(ye) 務上的溝通，相關(guan) 的記錄會(hui) 保存至係統中，可實時追蹤。

1、報價(jia) 單必須按流程經審批才可使用。

2、8MSaaS SPM會(hui) 記錄每個(ge) 產(chan) 品有效的報價(jia) 單，產(chan) 品新的報價(jia) 也會(hui) 進入到報價(jia) 庫，可由係統選出在報價(jia) 庫中該產(chan) 品的最優(you) 報價(jia) 。

3、8MSaaS SPM記錄每個(ge) 產(chan) 品全部曆史交易價(jia) 格，並能設定規則來形成產(chan) 品基準價(jia) , PR及PO偏離基準價(jia) 時，係統會(hui) 亮紅預警決(jue) 策層。

現象三：供應商不敢舉(ju) 報采購人員的勾結行為(wei) 或遇到不公平待遇無法投訴。

解決(jue) 方法：

1、8MSaaS SPM自動管理供應商的KPI，若采購人員選擇KPI差的供應商，不僅(jin) 容易被發現，而且對該行為(wei) 難以解釋。

2、可不定期對供應商進行匿名調查，追蹤采購人員行為(wei) 。供應商可匿名反饋問題，且結果保密，隻有指定人員可查看。

現象四：采購人員的固定性，容易受供應商賄賂。

解決(jue) 方法：

1、8MSaaS SPM對采購人員實施不定期的輪崗製度，假設供應商賄賂了一個(ge) 采購員，此采購員又調了崗位，則無法行方便。

2、8MSaaS SPM對采購人員進行年度考核與(yu) 評級，及時發現不良采購員，並進行淘汰與(yu) 管理。

除以上功能外，8MSaaS SPM采購管理係統還提供欺詐偵(zhen) 查功能，可幫助企業(ye) 追蹤采購過程中是否有潛在的欺詐成分，減少相關(guan) 負責人在詢價(jia) 、招標過程中的不誠實操作的機率。如：

1）采購中供應商的質量是否合格（供應商信息是否完整、供應商資質是否已審批）；

2）是否沒有邀請質量更好的供應商來報價(jia) ；

3）審批的價(jia) 格不是最低價(jia) 供應商；

4）是否存在供應商輪流中標情況；

5）是否存在報價(jia) 過高或過低的情況；

6）中標供應商報價(jia) 是否比預算高；

7）是否必要性的采購等。

采購腐敗對企業(ye) 運營生產(chan) 危害極大，它不僅(jin) 提高企業(ye) 采購成本，降低企業(ye) 產(chan) 品質量，同時也破壞正常的供應鏈關(guan) 係，擾亂(luan) 了市場經濟活動。預防和遏製采購腐敗，是企業(ye) 不容忽視的問題。

如果沒有以上對采購管理製度的建設，合理監督限製采購人員的權利，杜絕采購人員為(wei) 利損害企業(ye) 的現象，腐敗問題同樣存在，還有可能影響更大。8MSaaS SPM采購管理係統防腐敗，防欺詐，實時了解采購進度，通過審批監控采購過程，為(wei) 企業(ye) 打造健康正常的供應鏈關(guan) 係，幫助企業(ye) 提升采購效率，是企業(ye) 采購管理者的好幫手。

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