7步戰略采購流程：提升采購效率與(yu) 效果

2024-11-05

采購部門曾被視為企業的成本中心，僅作為執行業務必需交易的職能存在。但近年來，重點已轉向采購如何為企業創造附加價值，這就催生了“戰略采購”的理念。
 

什麽是戰略采購？

 
戰略采購是一種係統而有條理的采購方法，要求對組織的采購活動進行持續的評估與優化。該方法論致力於確保組織以最高效率和最低成本獲取所需商品和服務，同時兼顧質量、供應商表現及總體擁有成本等多重因素。
 
傳統采購側重於短期操作和單筆交易成本的降低，戰略采購則更注重與優選供應商建立穩固的夥伴關係，並確保采購策略與企業的整體業務目標相協調。
 
通過係統地分析支出模式、評估市場狀況和培養強大的供應商關係，戰略采購使企業能夠優化供應鏈、降低成本同時提高產品質量和效率。 

7 步戰略采購流程 

 
為了簡化並優化采購到合同管理這個過程，可以參照7步戰略采購流程：
 

步驟 1：確定戰略采購機會

 
開始前先根據商品或服務的類別（如IT設備、辦公用品或製造材料）對采購活動進行分類。隨後，對每個類別的支出進行詳細分析，包括總支出、采購頻率、平均交易規模以及支出模式（例如季節性波動）。
 
這一步目的是量化采購的商品和服務的數量與總支出，這對於評估與供應商的議價能力和成本節約潛力很重要。同時，還需評估驅動這些采購的業務需求，以便團隊理解采購模式的動因。
 

步驟 2：篩選潛在供應商

 
從多種來源，如現有供應商、在線數據庫、行業報告、業務合作夥伴推薦等，收集提供所需產品或服務的供應商清單，並詳細評估。
 
評估因素包括財務穩定性、市場聲譽、商品或服務質量、定價結構及按時交貨能力，綜合篩選出最適合滿足企業特定需求和標準的供應商。
 

步驟 3：製定采購策略及評估供應商

 
基於前兩步收集的信息，采購人員將製定初步采購策略。
 
策略內容包括確定流程步驟、時間表和格式（如RFI、RFP、RFQ、競價），起草相關文件，並製定批量策略。
 
此外，采購團隊需考慮組織和業務要求。企業可能要求供應商提供樣品、安排現場訪問或麵對麵會議，評估供應商為業務關係帶來的價值及其建立長期合作夥伴關係的潛力。
 

步驟 4：發布RFx文件並分析供應商提案

 
在此階段，工作重點轉向發布RFx、與供應商溝通及流程管理。采購團隊需在此過程中使用、報告並理解供應商的反饋和提交內容，根據這些信息調整采購策略。
 
經過對供應商提案的評估，入圍的供應商將進入最終談判階段。企業將全麵審查提案，並根據定價、商品或服務質量、規格符合度等參數進行評估。
 

步驟 5：談判及供應商選擇

 
談判階段通常從廣泛分析業務各因素和要求開始。
 
談判目的不僅在於獲得最低價格，還應關注商品/服務的所有關鍵方麵，如質量保證、交貨時間或緊急情況的處理靈活性。企業可與多家供應商談判，從而獲得最佳報價。在此階段，重點是清晰的溝通和戰略思維。
 
此階段的目標是選擇最符合公司標準的供應商，確保所選供應商符合更廣泛的業務目標和戰略。最終目標是確定一份能為公司整體效率、盈利能力、風險狀況和戰略目標做出積極貢獻的供應商名單，為成功的長期供應商關係奠定基礎。
 

步驟 6：合同談判與執行

 
這個階段標誌著從供應商選擇到建立正式業務關係的過渡，通常包括與選定供應商起草、談判和確定合同。法律團隊將參與確保合同符合法律法規並維護公司利益，促進與供應商建立牢固合作關係。合同簽署後，雙方關係正式確立。
 

步驟 7：合同和供應商監控及持續改進

 
監控和持續改進包括定期評估供應商在績效、質量、交付、成本和服務方麵履行合同義務的情況。
 
使用關鍵績效指標(KPI)和指標客觀衡量和跟蹤供應商績效。積極尋找優化采購策略的機會，如重新談判合同、探索新供應商或與現有供應商合作提高效率和效益。定期反饋、保持與供應商的開放溝通，當問題出現時則采用糾正措施和其他協作流程來確保對合同的遵守。

戰略采購管理軟件增強采購流程

 

戰略采購管理軟件，如qmchashi SRM解決方案，通過自動化和簡化關鍵活動顯著提升采購流程的效率。qmchashi SRM采購管理軟件的一些業務優勢包括：

 
- 自動化采購流程：係統自動化執行多項任務，如創建采購請求、發送招標書（RFP）和管理合同，減少手動操作，提升效率。
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- 促進跨部門合作：qmchashi SRM為采購與財務、運營等部門提供協作平台，優化溝通，降低錯誤率，確保目標一致性。
 
- 提高采購透明度：係統提供從采購請求到付款的全程可視性，幫助企業監控支出，發現成本節約和流程改進機會，確保政策遵循。
 
- 優化供應商管理：qmchashi SRM助力企業在供應商選擇、績效評估和合同管理等方麵進行有效管理，確保與優質供應商合作，獲得優惠價格，降低風險。
 
qmchashi SRM采購管理軟件將戰略采購作為核心組成部分，利用出色的數據管理和分析工具，使團隊能端到端處理從采購到付款的所有事務，識別成本節約機會、評估供應商績效，從而做出更明智的決策。詳細方案可聯係我們申請免費試用。