項目預算管理：成功項目背後的財務策略

2024-10-31

頻繁超出預算及處理不準確的項目成本估算，這些情況在項目管理中並不少見。
 
項目預算是項目成功的關鍵組成部分。一個仔細規劃的項目預算能夠確保項目的高效執行。
 
但為什麽這麽多項目未能在預算內完工？
 
控製項目不超支是一項挑戰，尤其是當眾多變量都可能導致預算超支時。為不可預見事件預留資金並製定應急計劃，對於避免頻繁的預算超支相當有用。
 

什麽是項目預算？

 
項目預算是一份重要文件，用於估算整個項目生命周期內所有項目活動和任務的總成本。它對於幫助項目經理確保項目按時、在預算範圍內完成具有重要作用。
 
準確估算項目成本需要輸入相關項目數據，這是項目成功執行的基礎。因此，製定項目預算涉及成本管理，需考慮包括勞動力成本、設備采購和運營成本在內的多種因素。
 
請注意，項目預算不是一份靜態文件。應定期審查預算，並根據實時變化進行調整。這可確保項目經理能夠跟蹤項目進度並調整預算，保證項目按計劃完成。
 

項目預算包括什麽？

 

項目的預算取決於項目的類型、項目的目標、所需的資源以及所涉及的時間表。一般來說，項目預算包括以下內容：

- 人員成本：與參與項目的人員相關的成本，例如工資和培訓費用。
- 設備成本：包括完成項目所需的任何設備或工具的成本。
- 應急資金：項目預算中通常包括應急資金以支付意外費用或超支。                     
- 間接費用：與項目相關的任何間接費用，例如辦公室租金、水電費和行政支持。

成功的項目預算具備以下三個關鍵特征：

- 明確的成本績效基準：確立項目成本控製的明確標準。
- 確定項目資金需求：準確評估項目的資金需求。
- 實時項目生命周期更新：在項目的整個生命周期中，對預算進行實時更新和調整。
 

7個簡單步驟製定有效項目預算

 
以下是逐步開始製定預算的簡單方法：
 

1. 利用曆史數據和先例

 
從類似項目中吸取的預算經驗教訓是製定項目預算的良好開端。總結成功與失誤，可為新項目預算提供明確指導。同時，考慮關鍵績效指標（KPIs），獲取績效相關的見解，為預算決策提供參考。
 

2. 將項目分解為任務

 
明確定義項目中的各個任務，並估算與每項可交付成果相關的成本。這些任務可能包括數據收集、會計、設計或基於項目目標的其他活動。細分項目任務並估算成本，有助於製定更精確、細致的預算。可利用項目管理工具，如qmchashi PM，來明確定義任務。
 

3. 成本匯總

 
資源在項目執行的每個階段都很重要。估算完各個任務的成本後，將所有任務的估算值匯總，得出項目的總成本。必須確保成本估算詳細，覆蓋所有預期內的小額開支。
 

4. 確定與調整項目預算

 
成本估算完成後，需確定項目預算的基準。該基準反映了最初的項目成本估算，並作為衡量進度和項目成本控製的參照。
 
根據項目進度、成本或可交付成果的實際變化，適時調整預算，確保其準確性和對項目當前狀態的反映。
 

5. 確認準確性

 
確認項目預算的準確性並非易事，因為預算涉及許多動態方麵。
 
成本預算的準確性依賴於初步估算和後續項目基準的精確度。谘詢具有預算編製經驗的專家，有助於確保預算的準確性，為項目成功打下堅實基礎。
 

6. 添加應急費用

 
項目執行過程可能無法預測，因此，在製定項目預算時最好將意外開支納入其中。這包括材料成本增加、資源不可用、設計變更等可能影響預算的事件。
 
建議將總預算的10%作為應急基金，以應對不可預見的開支。同時，必須考慮增值稅等稅費，確保成本控製和避免超支。
 

7. 預算複審與跟蹤

 
隨著項目進展，對成本的掌握應更加精確。跟蹤和記錄項目的實時變化，對於防止預算偏差非常重要。定期複審預算，調整估算，並在問題升級前主動解決。
 
遵循上述七個步驟，可以有效整合財務資源，為項目預算編製奠定堅實基礎。

輕鬆創建和跟蹤項目預算的工具

 
利用軟件進行項目預算跟蹤是優化預算管理的有效方法。qmchashi PM是一款全麵的項目管理軟件，提供了一係列功能來滿足各種項目需求，包括預算、進度、資源、質量及風險等多個方麵。
 
用戶可以利用qmchashi PM建立詳盡的任務清單，並在數字欄目中錄入預估成本與實際開支。此外，通過軟件的自定義字段功能，用戶可以創建專門的預算儀表板，實時監控項目的財務狀況。
 
- 雙向工作分解及時間、資源和成本的規劃
- 實施可用於跟蹤任務和項目績效的基線
- 持續監控項目時間、資源及資金的使用
- 管理範圍蔓延及需求變更，提醒利害關係人
- 監控項目進度及績效及預測項目完成時所消耗的時間和成本
 
qmchashi PM還支持生成個性化的預算報告，便於分析項目數據，從而迅速識別並處理可能出現的問題。
 
製定項目預算是企業必須精通的一項技能。對於初次編製預算的企業而言，這可能是一個挑戰。然而，一旦熟悉了這一流程，規劃效率將得到提升，且項目更有可能在預定預算內順利完成。詳細的項目管理方案可聯係我們申請免費試用。