提高采購效率：掌握采購訂單跟蹤管理的關(guan) 鍵工具

2024-10-22

您的公司是否實施了采購訂單跟蹤？如果還沒實施，現在是時候開始了。
 
相關研究指出，高效的采購訂單跟蹤能夠顯著提升組織的整體績效。但如果執行不當，采購訂單跟蹤管理可能會變得混亂。特別是當采用傳統方法時，這種情況尤為明顯。因此，我們將分享幾種實用的采購訂單跟蹤管理方法。
 

什麽是采購訂單跟蹤？

 
采購訂單跟蹤，是指對采購訂單從初步構想到最終交付的全過程進行監控。根據不同商品的特性，多個采購訂單可能會在不同的時間點對同一商品進行跟蹤。
 
過去，這種跟蹤工作需要通過手動方式完成，通常涉及到大量的紙質文檔和溝通上的不順暢。而現代的采購訂單跟蹤技術已經實現了流程的標準化，極大地提升了企業的運營效率。

采購訂單跟蹤的傳統方法

 
為了了解多年來采購訂單跟蹤如何改進，我們有必要先回顧一下傳統的采購訂單跟蹤方法及其運作流程。
 
例如：某個部門需要增購商品
 
某部門需要更多紙張，因此他們啟動了整個流程。首先，需要確定負責采購紙張的負責人。
 
步驟 1：聯係采購部門
 
部門需向公司采購部門提出采購紙張的申請。采購人員在確保采購成本符合預算後，才能繼續執行采購流程。
 
步驟 2：采購部門填寫采購訂單
 
當部門經理評估並批準了預算，采購部門就會批準並填寫采購訂單，並向公司指定的紙張供應商發出。
 
步驟 3：采購訂單跟蹤信息的發送
 
采購部門將填寫好的采購訂單手動發送給紙張供應商，一般通過郵寄方式完成。隨後，由供應商負責將紙張交付至公司。
 
步驟 4：部門可查詢訂單狀態
 
供應商收到采購訂單後，部門可通過電話聯係供應商，提供采購訂單編號，並詢問訂單的交貨進度。
 

為何采購訂單跟蹤的傳統方式已過時

 
因其速度緩慢且效率低下，傳統的采購訂單跟蹤方法已不再適應現代商業環境的需求。特別是當業務量增加時，傳統的手動方法往往會變得難以管理、耗時且容易引發人為錯誤。
 
隨著現代技術的發展，采購訂單跟蹤的各個環節實現了加速。以下是現代采購訂單跟蹤對注重速度與效率的企業具有重要意義的原因。
 
1、處理速度更快
 
現代采購訂單管理係統，如qmchashi SRM，允許部門通過電子方式快速提交采購訂單，這些訂單能夠即時發送至相關部門和供應商。
 
由於qmchashi SRM係統內置了自動化功能，訂單一旦提交，就會自動進行整理和歸檔，大大減少了人工幹預，提高了處理速度，確保了訂單處理的及時性和準確性。
 
2、標準化表格
 
在采購訂單管理軟件中，大多數表格對多數供應商來說是統一標準化的。這意味著采購人員可以輕鬆地為供應商創建訂單，而無需擔心格式問題。此外，這些表格會自動排序和存儲，確保了數據的一致性和可訪問性，提高了整個采購流程的效率。
 
3、成本效益更高
 
從宏觀層麵來看，如果整個采購流程采用數字化方式，其成本將遠低於傳統的采購訂單跟蹤方法。首先，它減少了紙質文檔的使用，節省了打印和存儲成本。其次，自動化的流程減少了人工操作，降低了因人為錯誤而導致的額外成本。此外，通過提高處理速度和準確性，係統有助於減少延誤和錯誤，進一步降低了成本。
 
從更廣泛的角度來看，數字化流程為每一位相關員工節省了金錢、時間和資源。
 
4、簡化跟蹤過程
 
在傳統的采購訂單跟蹤中，采購人員需要不斷地與供應商溝通，才能獲取訂單的最新狀態。現代采購訂單管理係統通過集成的跟蹤功能，簡化了這一過程。
 
借助qmchashi SRM這類全麵的端到端采購管理軟件，用戶可以直接從儀表盤上查看訂單的實時狀態，並在整個跟蹤過程中獲得高度可視化體驗。
 
使用qmchashi SRM跟蹤采購流程與采購訂單
 
企業可使用qmchashi SRM采購管理軟件來簡化采購流程，通過全方位的采購訂單執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款，確保采購順利進行。

- 訂單創建：可直接從采購計劃或框架合約中創建訂單；
- 審批流程：可設置審批流程，快速審核所有訂單；
- 訂單發送：訂單可通過供應商平台或郵件自動發送給供應商；
- 價格監控：可以設置價格差異提醒和成本超支預警；
- 發貨計劃：支持分批發貨，自動生成發票並實現三向匹配；
- 付款安排：支持分期付款，根據安排生成銷售單進行付款；
- 概覽頁麵：集中管理所有訂單，自動調整價格匹配采購量。
 
除了訂單管理，qmchashi SRM采購管理軟件還涵蓋了整個采購流程，包括供應商的全周期管理、在線電子招標和合同管理。係統為企業提供了一個高效、準確、透明的采購管理平台，優化了整個采購流程的時間效率，並確保每筆付款的合理性。詳細方案可聯係我們申請免費試用。