采購訂單管理：如何驅動業(ye) 務效率和增長

2024-09-30

采購訂單是一份具有法律約束力的文件，明確了買方在未來特定日期從供應商處購買商品或服務的意圖。
 
該文件對於買賣雙方均具有重要價值。對於買方而言，采購訂單有助於其進行未來數月的財務規劃，明確資金的支出時間點。對於供應商而言，則有助於更有效地追蹤訂單，管理生產流程及現金流。
 

何時使用采購訂單

 
在技術層麵上，每次與供應商進行商品或服務的交易時，都可采用采購訂單。許多企業將其視為標準操作流程，特別是在處理大規模交易或與供應商建立長期合作關係時，采購訂單有助於確保交易的透明度，避免誤解，並為雙方保留交易條款的清晰記錄。
 

其中一些好處包括：

 
- 為雙方提供法律保障
- 幫助追蹤和管理預算
- 確保產品成本

- 保持訂單管理流程高效（特別是使用采購軟件自動執行采購訂單時）

 

采購訂單在采購到付款流程中處於什麽位置？

 
當產品需求得到確認，且相應的采購請求經過審批之後，采購訂單便被創建並提交給供應商。若采用先進的采購到付款軟件，能自動將申請的詳細信息填充至采購訂單中，並自動執行大部分審批流程，從而簡化整個流程並節省時間。
 
供應商在收到並確認采購訂單後，該訂單即具有法律約束力。貨物交付後，供應商將開具相應的發票。在進行付款操作前，應付賬款將通過三向匹配流程驗證發票與實際收到的貨物及采購訂單是否一致。
 
智能的采購到付款軟件在此環節中能夠自動執行多項驗證任務，包括識別並標記任何潛在的問題。
 
創建和管理采購訂單的三種最佳實踐
 
為了確保采購訂單係統的準確性與高效性，必須采取以下三項最佳實踐，以便於供應商及時準確地收到付款，同時便於內部團隊輕鬆監督和管理公司支出，以及員工自信地完成采購請求。
 

1. 製定明確的采購政策

 
通過采用智能自動化解決方案，可以將采購政策直接整合入流程中，從而免去了在提交前反複檢查政策的需要。
 
例如，若營銷團隊采購的商品在三向匹配中出現輕微差異，且差異在設定的容忍範圍內，係統將自動放行。反之，若差異超出閾值，係統將發出警告，以便及時采取相應措施。
 

2. 集中存儲供應商詳細信息

 
采用集中的采購管理解決方案，並與外部係統無縫集成，可以確保所有供應商信息保持最新。這包括在單一平台上更新聯係信息，保證整個供應鏈的信息實時更新。
 

3. 自動化采購訂單流程

 
自動化采購訂單流程可以有效減少錯誤並加快采購速度。利用采購到付款軟件整合流程的各個環節，包括采購申請、審批、采購訂單的創建以及三向匹配。
 
采購訂單如何簡化采購流程
 
如果沒有采購訂單，財務團隊將無法了解其他部門在整個企業的采購。這種信息不透明將導致無法準確了解成本，采購流程也無法標準化。相反，在獲得適當的管理層批準後，員工可能會隨意支出，而不考慮現金流或預算預測的影響。
 
在采購到付款係統之外提交的發票可能會在財務團隊不知情的情況下被支付。同樣，這種缺乏透明度的情況將影響整體支出的透明度。
 
采購訂單能夠為采購流程帶來秩序，使企業能夠控製和計劃成本，並確保按時支付發票。
 
通過采購到付款自動化，可以簡化和標準化采購新產品和服務的流程。所有人員都遵循相同的步驟進行采購申請、審批、發出采購訂單、收貨和支付發票。
 
這樣可以清晰地了解采購訂單的創建者及其用途，簡化采購訂單號與發票的匹配，實現快速、無延遲的付款。
 

使用qmchashi SRM實現采購訂單流程自動化

 

自動化采購訂單軟件為企業提供了一個可靠、安全且用戶友好的平台，以簡化業務流程並優化采購操作。qmchashi SRM就是其中備受認可的一款全麵采購管理軟件，其關鍵功能包括：

 
- 直觀操作界麵：快速創建、審批和追蹤訂單，無需複雜培訓；
- 供應商管理：維護供應商信息和績效，集中管理數據庫；
- 預算控製：設定支出限額，監控預算，防止超支；
- 數據集中管理：確保數據完整性，便於訂單跟蹤和報告；
- 三向匹配：自動化審核流程，提高審核效率；
- 係統集成：無縫連接會計和庫存係統，優化數據流；
- 自定義工作流：根據業務需求定製審批流程；
- 報告工具：提供深入分析，輔助支出管理。
 
qmchashi SRM采購管理軟件通過其強大的自動化功能，端到端跟蹤管理從采購申請到合同付款的每個環節，不僅提高了采購流程的效率，還增強了企業對采購活動的控製能力。詳細方案可聯係我們申請免費試用。