供應商管理優(you) 化：全麵解析準入流程關(guan) 鍵要素

2024-09-27

供應商是企業運營的重要組成部門，選擇和引進正確的供應商對於公司的成功很關鍵。
 
在引入新供應商的過程中，供應商準入是建立長期合作關係的首要步驟。有效的準入流程能夠促進雙方合作，大大降低運營效率低下和合規風險。
 
深入理解供應商準入流程有助於提高采購效率和構建強大、可靠的供應鏈。
 
什麽是供應商準入？
 

供應商準入是指將新供應商納入企業(ye) 供應鏈網絡及采購流程的過程。該過程涉及收集和驗證供應商數據、確保合規性及風險控製，為(wei) 建立高效、安全的業(ye) 務夥(huo) 伴關(guan) 係提供基礎。

供應商準入流程的關鍵要素包括：
 
1.供應商資料整合：企業需通過供應商管理平台為每位供應商提供詳盡資料，明確其在供應鏈中的職責和義務。
 
2.工作流集成：向供應商展示企業特有的工作流程，包括合同生命周期的各個環節，確保運營程序的無縫對接和符合預期。
 
3.風險與合規管理：識別與引入新供應商相關的風險，並確保遵守相關規則與規定，同時向供應商傳達企業的要求、流程和標準，特別是在數據安全和可持續采購方麵。
 
4.文檔與培訓：提供必要的材料和培訓，使供應商熟悉企業流程、政策和合規要求，確保其能夠滿足企業期望並為供應鏈做出貢獻。
 
企業在供應商準入過程中麵臨的挑戰
 
供應商準入是采購中的一個關鍵流程。大型企業由於需要多個團隊參與，使得準入流程複雜化。這種複雜性可能會導致延誤、成本增加和合規風險，帶來一些重大挑戰。
 
這些困難表明必須優化供應商準入流程，並采取解決方案來降低成本、提高效率並最大限度地減少危害。
 
手動收集文件：
供應商管理或應付賬款團隊在收集文件時麵臨障礙，包括手動通過電子郵件收集、提醒回複、提供合規文件、驗證文件提交以及與供應商內部團隊合作。
 
合規與風險管理：
麵對多樣化的監管框架、資源限製和不斷變化的環境，合規性和風險管理成為挑戰，涉及銀行驗證、審查過程的差異、敏感信息的安全交換以及供應商分類。
 
數據重複與數據孤島：
信息分散在多個係統和部門中，導致數據孤島和供應商記錄重複，增加了手動處理數據的風險和延誤。
 
溝通障礙：
在準入過程中，企業與供應商之間的溝通必不可少。溝通不暢或響應延遲可能會導致誤解、流程延遲。
 
缺乏透明度和可見性：
透明度和可見性對於供應商準入流程的成功是重要的因素，缺乏集中式係統可能導致延誤和錯過最後期限。
 
供應商準入流程的 7 個基本步驟
 
通過實施這些程序，企業可以提高效率並建立穩健、合規的供應商合作夥伴關係，同時簡化供應商準入流程。
 
1.製定采購政策：
確立明確的采購政策，為管理與供應商的互動提供指導。此步驟可確保采購活動的透明度和一致性。
 
2. 確定並評估可能的供應商：
通過廣泛的市場調研，識別潛在供應商，並依據成本、條件及行業規範等標準進行評估。
 
3. 供應商審批與信息登記：
經審批的供應商需填寫準入表格，提交包括聯係信息、財務狀況和業務概況在內的必要資料。
 
4.審查並納入係統：
對供應商準入表格進行詳盡審核，確保數據的完整性和準確性後，將信息錄入供應商管理係統。
 
5. 合同最終確定：
必須就價格、交貨日期和其他合同參數進行談判，以保證雙方理解和同意。
 
6. 供應商信息的收集與管理：
收集需要的供應商的所有信息，例如銀行賬戶和聯係方式等，以便可以集中存儲並有效地進行管理。
 
7. 建立供應商績效評估：
建立定期評估供應商績效的方法，確保供應商持續符合公司要求並為公司帶來正麵貢獻。

如何實現供應商準入自動化
 
企業越來越多地使用自動化來自動化供應商準入流程。這減少了所需的時間和精力，同時提高了準確性和合規性。
 
qmchashi SRM采購及供應商管理軟件取代了過時的手動係統，顯著提升了供應商準入流程的效率與效益，適用於多個行業。通過現代化技術的應用，qmchashi SRM優化並加速了供應商管理的各個階段：
 
- 數字化準入與管理，支持在線生命周期數據與績效指標的管理
- 關鍵流程自動化，處理完整的供應商管理流程，包括審計與合規性檢查
- 支持定製自動化工作流，簡化審批，同時可與現有的 ERP 係統無縫集成
- 協助企業尋找、評估新供應商，並有效管理合同與談判，促進長期業務利益
- 提供深入的采購流程分析與報告，幫助企業做出明智決策
 
除了高效管理供應商全生命周期，qmchashi SRM采購及供應商管理軟件還支持采購申請、尋源定價、訂單執行、合同與交付，全麵跟蹤與管理采購每個環節，實現一站式采購，大大地提升采購效率，確保成本效益。詳細方案可聯係我們申請免費試用。