如何在團隊中有效利用工時管理軟件？

2024-09-14

工時表軟件雖然不是最吸引人的話題，但其作為一個關鍵的時間管理係統，在項目成本核算、預測，以及防止工時表欺詐等方麵發揮著至關重要的作用。
 
而當企業決定從Excel工時表升級或尋求新型工時跟蹤軟件之際，通過搜索引擎查詢“工時管理軟件”，將獲得眾多搜索結果。本文旨在闡述在挑選工時管理軟件過程中需仔細考量的三項關鍵因素。
 
1、方便用戶輸入工時表數據
 
在與眾多采用工時管理軟件的加拿大pc网页版官网合作過程中，發現他們普遍麵臨一個問題：即在報告周期結束時（通常為每周的末尾），常有大量工時表尚未完成或未經批準。


這種情況往往導致項目管理辦公室（PMO）需追蹤缺失或不完整的工時記錄。為確保工時表的及時填寫，可嚐試采取多樣化的方法或激勵機製。其中，最有效的策略之一是采用簡潔且易於填寫的工時表。盡管這看似顯而易見，但許多現有的工時表設計過於複雜，使用不便。
 
“易於使用”這一標準在一定程度上具有主觀性，但根據過往填寫紙質及電子表格工時表的經驗，工時表軟件可通過以下方式優化，以提升用戶填寫的便捷性：
 
● 項目和任務選擇的限製：用戶僅能選擇允許其報備的特定項目和任務，從而避免工時編碼錯誤或工時表信息不完整的問題。
 
● 工時表格式的優化：工時表應以項目/行格式展示，在實際使用中較為一目了然。
 
● 提醒功能的設置：鑒於項目團隊成員通常工作繁忙，有時會忽略填寫工時表的事項。一些工時跟蹤係統（如qmchashi工時表）具有通過電子郵件提醒用戶報備工時的功能。
 
2、對於管理員來說很簡單
 
工時表軟件的設計不僅需便於用戶輸入工時數據，同時也必須確保係統管理的高效性。這包括但不限於用戶賬戶的創建、項目管理、任務分配等關鍵功能。
 
對於擁有大量工時表用戶的企業而言，記錄每個用戶的時間和費率可能是一項單獨且複雜的過程。為簡化這一流程，建議采用角色或資源分組的方法，例如為項目經理、業務分析師等角色預設標準費率。
 
當新成員被添加至特定角色或資源組時，他們將自動繼承該組的費率設置，從而避免了單獨為每個用戶配置費率的繁瑣工作。這種方法不僅減輕了係統管理員的工作負擔，也降低了費率設置錯誤的可能性。
 
3、簡單報告
 
僅有數據輸入功能的係統是不夠的。工時表軟件還必須提供簡便的數據提取和報告生成功能。報告功能至少應支持導出至Excel格式，但同時也應考慮到其他數據格式的導出選項，因為用戶可能需要對數據進行進一步的分析和處理。
 
一個高效的工時表係統應確保報告工具的易用性，包括但不限於數據篩選、自定義報告模板以及多種格式的導出選項，以滿足不同用戶在數據分析和報告呈現方麵的需求。通過這些功能，企業能夠快速獲取關鍵的項目和工時數據，為決策提供數據支持。
 
總結
 
市場上有各種各樣的工時管理工具，盡管每個企業都有自己的特定要求，但請確保選擇一個對管理員、用戶和報告都易於使用的工具。


一個好的工時表軟件應該是靈活且可擴展的，且可通過筆記本電腦、平板電腦或手機等任何設備訪問。qmchashi 工時表就是這樣的解決方案，它能清晰準確地跟蹤不同區域、不同部門的員工工作時間，包括項目及非項目活動，有效地提高員工的工作效率，實現精細化管理。
 
● 支持不同工作類型和工時計費，實時匯總花費的時間和成本；
● 工時表周期、規則與自動生成，提供不同的加班工資計算規則；
● 任務和項目工時，自動生成，快捷方便地查看所有資源的工時；
● 按需生成多維度的的分析報表，支出導出Excel 或 PDF；
● 可與項目管理工具結合使用，更有效地計劃和分配任務。
 
采用高效的工時管理軟件，企業能夠準確掌握員工的工作活動及時間分配情況。這不僅有助於評估員工的工作效率，確保其處於最優狀態，而且從長遠來看，還能夠為企業帶來顯著的成本節約。更多工時管理方案，可聯係我們申請免費試用。