采購管理流程：自動化如何使效率提升75% ?

2024-08-30

與許多業務流程一樣，采購到付款 (P2P) 流程也麵臨著潛在錯誤、可避免的成本支出以及可能導致的延誤。目前，實現自動化的采購流程比例尚不足一半。
 
自動化在工作場所的應用具有深遠的影響，其重要性不言而喻。對於某些企業而言，自動化是成功的關鍵因素。
 
什麽是采購自動化？
 
簡單來說，采購自動化是利用軟件盡可能多地管理采購到付款流程。


采購自動化的核心目標是縮短從申請到供應商付款的整個周期。采購管理軟件在此過程中承擔了重複性、耗時的任務，減少了審批過程中的瓶頸，並為所有采購文檔提供了一個集中化、有序的管理平台。
 
這種方法已被證明是有效的。KPMG的數據顯示，采用自動化技術可以將成本削減幅度提高到40%到75%。
 
采購自動化對團隊意味著什麽？
 
盡管實現采購流程的全麵自動化能夠降低因文檔管理失誤、溝通障礙以及錯誤修正所引發的成本，但這並不意味著當前的采購團隊會麵臨失業的風險。事實上，實際情況恰恰相反。
 
團隊中優秀的采購專員將不再需要投入大量時間於那些重複且枯燥的事務性工作，而是可以將寶貴的時間用於更富價值的工作領域。這包括但不限於：深入分析采購軟件所提供的數據分析，識別並改進流程中的低效環節，以及加強與供應商之間的合作關係等。
 
采購自動化可以改善哪些工作流程？
 
由於采購軟件日益複雜，P2P 流程中的大部分工作流程現在可以實現自動化。
 
1. 創建采購申請（或采購申請單）
 
采購申請是采購工作流程中第一個潛在的瓶頸。審批延遲和填寫申請表時出錯可能會在流程早期造成嚴重問題。
 
解決方案在於采用數字化表格，這些表格能夠自動填充標準化信息，為員工提供節省時間的模板，降低錯誤率，並確保整個組織的采購申請格式統一。
 
完成表格後，采購平台應通過電子郵件或通信工具自動通知審批人員，以確保他們不會錯過任何新的申請。
 
2. 創建采購訂單
 
與采購申請類似，采購訂單 (PO) 是另一個應被標準化和數字化的文件。這不僅可以加快速度並減少錯誤，還能簡化P2P流程的後續階段。
 
自動填寫的集中式采購訂單將為應付賬款團隊帶來便利，他們不再需要追蹤那些在貨物或服務交付前數月提交的采購訂單，也無需手動將不同格式的文檔輸入Excel電子表格。
 
相反，當進行三方匹配時，他們將擁有所有必需的文件，並能夠通過可搜索的數據庫輕鬆找到它們。
 
3. 收集與分析供應商數據
 
自動記錄收集關於過去購買的數據並不困難。采購團隊可以利用這些數據進行明智的決策，並考慮供應商關係中的“人為因素”，這是人工智能所無法替代的。
 
盡可能數字化P2P工作流程也是一個好策略，這將為組織提供一個集中的信息源，便於從宏觀角度識別效率低下、不必要的延遲和重複付款。
 
財務團隊也將從中受益，因為當需要為未來的季度或年度製定預算時，每個采購訂單都可以輕鬆訪問，隻需幾次點擊即可快速查看支出和預算。需要進行審計時，已有的書麵記錄將提供便利。
 
4. 接收貨物和服務
 
如果沒有可靠的收貨流程，應付賬款團隊將無法確認貨物或服務是否按預期交付。自動化此步驟可以通過讓員工將收貨文件和發票上傳到采購平台來實現，平台隨後會整理和記錄這些信息，以便付款團隊在準備就緒時進行審核。
 
5. 三向匹配
 
為新采購設置可重複的標記流程，三方匹配流程將變得更加順暢。這意味著供應商可以更快地收到付款，與企業建立更牢固的關係，而且更有可能在未來提供折扣和優惠。
 
如果采購申請、采購單、發票和收貨記錄都在采購軟件的同一框架下組織，應付賬款團隊將隻需花費一小部分時間來比較它們並簽署付款。由於采購申請和采購單已經標準化，人為錯誤的可能性大大降低。如果出現問題，將更加明顯。
 
有了正確的采購軟件，他們就可以從同一個地方批準付款並完成 P2P 流程。
 
采購自動化解決方案
 
從采購單的申請到收貨、退貨、入庫與付款，qmchashi SRM采購管理軟件通過整個流程一體化的管理，實現采購流程規範化與自動化。


該解決方案代表了企業采購管理的現代化轉型，不再是傳統的陳舊和分散式係統。qmchashi SRM提供了全麵的電子采購管理功能，旨在幫助企業實現端到端流程的簡化，自動化地跟蹤采購過程中的每個關鍵步驟，並加速整個采購到付款流程。
 
● 智能儀表板：根據用戶的角色或配置文件定製儀表盤的內容；
● 自動化工作流：根據預先定義的規則，將文檔、審批等流程規劃到特定步驟或用戶；
● 實時分析：利用可視化報告從可用數據中提取有價值的見解；
● 供應商管理：供應商公開篩選，嚴格準入與績效管理；
● 三向匹配：自動匹配發票與相關采購訂單和采購申請；
● 移動兼容性：允許利益相關者隨時隨地管理從采購到付款的流程。
 
通過這些優勢，qmchashi SRM采購管理軟件為企業提供了一個高效、透明且用戶友好的采購到付款管理平台，提供嚴密的流程與監控機製管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態，確保交付的順利完成。詳細方案可聯係我們申請免費試用。