從(cong) 繁瑣到高效：采購合同管理軟件如何使企業(ye) 受益

2024-08-16

企業普遍麵臨由合同管理複雜性引發的壓力，這已成為一個普遍現象。手動處理和整理大量的關鍵信息，同時確保所有文檔的透明度和一致性，無疑是一項重大挑戰。為了降低流程時間並提高效率，采用有效的工具顯得尤為必要。
 
然而，在采納任何解決方案之前，首先要了解采購合同的基本運作方式。通過這樣，企業才能有效識別流程中的瓶頸，並選擇恰當的策略以規避潛在問題。
 
什麽是采購合同？
 
采購合同是企業與供應商之間建立的法律協議，用於規範采購活動並在采購過程中保護雙方權利。它為以下事項確立了依據和參數：


● 選擇正確的供應商
● 確定采購的產品
● 審核流程
● 合同談判
● 付款方式、條款和條件
● 訂單和交貨詳情
 
常見的采購合同類型
 
每種合同類型都有其特定的應用場景和優勢，企業在選擇時應考慮采購的規模、風險、成本控製和供應商關係等因素。
 
固定價格合同：規定了一個固定的價格，不論成本如何變化，供應商都按此價格提供商品或服務。
 
成本加合同：供應商報銷實際成本，並加上一定比例的利潤。這種合同適用於成本難以預先確定的情況。
 
單位價格合同：價格基於采購數量，數量越多，單位價格可能越低，適用於長期或大量采購。
 
工料合同：供應商提供材料和勞動力，合同規定了工料的單價和數量範圍。
 
長期合同：企業與供應商簽訂長期供應協議，通常包含價格調整條款和供應量保證。
 
框架協議：建立一種長期合作關係，允許在一定期限內根據需要多次采購，每次采購的具體條款可能有所不同。
 
采購合同管理軟件如何使企業受益
 
有了可靠的采購合同管理軟件，管理者可以享受很多優勢：


1. 提高合規性
 
采購合同管理軟件確保合同以書麵形式明確記錄，消除了任何可能的歧義，促進了責任的履行。
 
此外，軟件允許企業根據既定條款和條件簡化合同流程，並嚴格控製合同文檔的訪問和編輯權限，僅限授權人員操作。
 
2. 最小化風險
 
合同管理軟件有助於最小化組織麵臨的各類風險。它通過提供強化的控製機製，確保合同按照預定條款執行，顯著降低不合規風險。
 
此外，係統能夠提高合規性監控，通過定期審計跟蹤進一步提升合規性標準。對於采購方而言，該軟件有助於降低超支和供應短缺的風險，優化供應鏈風險管理和采購成本。
 
3. 解決文檔管理問題
 
合同管理軟件的主要優勢之一是節省空間，減少對物理存儲空間的需求，避免文檔存儲外包的必要性。
 
軟件還提供了數據檢索的便利性、模板更新的一致性、單一數據庫的文檔管理、聯係人的輕鬆導入以及版本控製的靈活性。
 
4. 幫助管理和更新續訂日期
 
合適的合同管理軟件能夠自動歸檔過期合同，並允許用戶設置通知規則和警報，確保關鍵續約日期不被遺漏。
 
軟件支持默認或自定義的提醒設置，並可基於特定裏程碑進行提醒。
 
5. 提高審計效率
 
在缺乏高效的合同管理軟件的情況下，審計可能變得複雜。而合適的軟件隻需幾次點擊，就能讓用戶迅速訪問特定合同並提取其曆史記錄。軟件對於維護準確的記錄至關重要，並提供完整的審計跟蹤。
 
6. 提高合同可見性
 
通過集中化的數字存儲庫，企業可以摒棄紙質管理係統，提高合規性。采購合同管理軟件允許文件集中存儲，升級報告係統，並確保所有員工保持信息一致性。員工通過授權後，可以從任何地點、任何設備訪問係統。
 
7.優化審批流程
 
借助可定製的工作流程，合同管理軟件可幫助實現自動化，最小化合同審查所需時間，並提供實時狀態更新，從而提高整體審批效率。
 
qmchashi SRM如何提高采購效率
 
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● 更快的合同創建周期：自動化審查、數字協作和跟蹤更改
● 更好的合同可見性：捕獲並存儲所有合同數據，便於高效跟蹤和管理
● 采購合同與項目的預算與實際費用數據實時互連
● 通過搜索和排序功能，可以快速找到所需的文檔
● 自動追蹤采購合同的所有修改版本，並記錄和管理每個最新版本的重新審批流
 
在傳統的合同管理模式下，查閱和管理都十分繁瑣。qmchashi SRM采購管理軟件通過促進合同管理的數字化轉型，為企業提供了一種全新的解決方案。該方案全麵覆蓋了采購合同的規劃、製定和執行等各個階段，始終為用戶提供更好的報告、深入的分析、定製的工作流程和快速的審批。詳細應用方案，聯係我們申請免費試用吧。