電子采購對比傳(chuan) 統采購：五大關(guan) 鍵優(you) 勢

2024-07-09

2024年的當下，眾多企業在處理付款和交易事務時麵臨著日益複雜和繁重的挑戰。傳統采購流程往往效率不足，效果有限，其中人為失誤、手工操作以及繁瑣的文檔工作成為企業運營中的額外負擔。
 
因此，企業迫切需要引入數字化解決方案，以優化其電子采購流程。在這一背景下，電子采購的優勢就突顯出來，為企業提供了簡化和自動化交易流程的有效途徑。


電子采購與傳統采購有何不同？
 
傳統采購：
 
傳統的采購模式主要依賴於Excel表格、書麵文檔以及麵對麵的溝通，這一過程涉及繁瑣的手續和多個部門間的協調，包括內部各職能部門以及外部供應商。
 
這種手工操作的采購方式嚴重限製了企業在運營效率和財務績效方麵的潛力，導致成本節約和獲取的利潤極為有限。顯而易見，這種傳統的采購係統已逐漸過時，難以滿足現代企業對效率和靈活性的需求。
 
隨著時間的推移，采購流程已發展成企業內部的一項戰略性職能。采購人員正尋求與公司整體戰略相契合的供應商夥伴，將傳統的交易型合作轉變為更為深入的戰略型合作。
 
電子采購：
 
電子采購係統作為一種創新的解決方案，能夠顯著簡化和加速采購流程。
 
與傳統的詢價、審批（通常需要財務部門的批準）以及采購訂單的簽發（可能耗時一周以上）相比，電子采購係統的優勢在於能夠極大地簡化和加速這些流程。電子采購係統使得決策過程和訂單執行能夠迅速完成。通過在線采購管理平台，審批和訂單可以在幾分鍾內完成，所需物資通常可以在幾天內送達。
 
在企業運營中，時間就等於金錢，因此，最大限度地減少員工在采購上的時間投入並加快采購訂單處理速度，可以大大降低企業的運營成本。
 
電子采購的優勢
 
1.無人工錯誤
 
轉向電子采購將創建數字化工作流程，消除了傳統采購流程中必然會發生的人工錯誤。電子采購係統的好處是，它將實現審批自動化、簡化文檔流程並提供電子數據交換，實現更高效、無錯誤的采購流程。
 
2.節省成本
 
電子采購的另一個好處是提高了可見性。電子采購係統允許用戶實時訪問關鍵數據，包括供應商績效、價格動態、庫存水平等，為企業決策提供了可靠的信息支持。
 
這種高度的可見性有助於企業識別成本節約的機會以及流程優化的潛在領域。例如，整合供應商或根據準確的支出分析協商更好的合同。
 
3.支出分析
 
電子采購係統的另一個優點，是其提供了關於采購費用的詳細洞察，並將鼓勵企業識別和解決可以避免的支出領域。企業可以利用提供的數據，通過提高整體財務績效來節省成本。
 
4.集中管理
 
電子采購係統提供了一個集中的平台來管理采購活動，可以輕鬆訪問所有目錄、供應商信息和采購曆史記錄。這種集中式方法將提高可見性，並為雙方提供對采購操作的控製，實現更全麵的決策和管理。
 
5.改善供應商協作
 
對於采購經理來說，電子采購的一個好處是，其憑借在線溝通渠道以及簡化的交易流程，推動與供應商展開更為緊密的合作。通過促進實時互動與反饋，電子采購係統能夠強化供應商關係，並構建一個共同創造價值的生態體係。
 
電子采購管理係統
 
電子采購工具是組織采購周期的支柱，可自動化和集成各種步驟。市場上有許多專注於數字化采購流程的軟件公司。然而，隻有少數公司能夠提供除消除傳統采購流程之外的附加功能。


qmchashi SRM是專注於簡化現代采購管理流程、提高與供應商協同能力的采購管理係統。它為企業打造了一個從供應、采購到交付的一站式端到端采購管理平台，同時幫助企業跟蹤供應商績效、管理合同和解決糾紛。
 
● 自動化流程：實現從采購申請到付款的全流程自動化，提升操作效率和準確性；
● 供應商關係管理：維護供應商檔案，跟蹤績效，促進合同條款遵守；
● 詢價與采購：創建和管理詢價單，接收和評估報價，支持明智的采購決策；
● 合同管理：創建、存儲和管理合同，設置續訂提醒，跟蹤合規性；
● 庫存控製：管理庫存水平和供應商交貨，確保及時準確收貨；
● 成本監控：跟蹤采購支出，分類分析，發現成本節約機會；
● 數據分析：通過報告和分析，跟蹤關鍵指標，優化采購策略。
 
結論
 
電子采購代表了企業處理采購流程方式的轉變。通過采用數字係統，企業可以獲得包括節省成本、提高效率、降低風險和增強供應商協作等一係列好處。無論是大型企業還是中小型企業，qmchashi SRM電子采購係統都能提供合適的解決方案，以滿足各種需求並推動數字化的成功。