借助采購軟件優(you) 化采購全生命周期

2024-06-25

采購是企業最關鍵、也是最複雜的流程之一。高效的采購可以確保企業獲得所需的材料、用品和勞動力，從而幫助企業實現其目標。然而，采購涉及到供應商關係管理、成本控製以及處理大量的采購請求。為了提高采購效率、降低采購成本，企業需要采用先進的技術和工具來簡化采購流程，實現可持續發展。
 
每個企業的采購周期都不盡相同。采購周期的不同步驟反映了每個企業獨特的結構、流程和政策。盡管存在這些差異，但大多數采購周期都會遵循一個大致的框架流程。
 
采購周期的 14 個階段
 
采購生命周期通常可分為幾個階段：定義需求、供應商選擇、訂單管理和供應商管理，讓我們放大來看一看每個階段該怎麽管理。
 
 
1. 確定需求
 
了解企業需要什麽，以及何時需要，是啟動采購周期的催化劑。大多數采購團隊依賴於整個組織收到的采購申請來幫助他們確定這些需求。這些請求也被稱為采購申請。
 
采購申請應標準化（每次包括相同的信息），並精簡為單一來源，尤其是當采購申請可以通過各種正式和非正式渠道提交時。例如，采購團隊通過標準化表格接收申請，而不是通過電子郵件發送申請。
 
2. 進行市場分析
 
市場分析是為做出明智購買而需要進行的研究。這項研究將包括更深入地了解已確定的需求、滿足需求的可選方案以及滿足需求的估計成本。
 
3. 確定規格
 
接下來該深入研究想要購買的產品的具體規格。如果是材料，那麽成分、尺寸和數量就是關鍵。如果采購的是勞動力，那麽需要確定人員所需的技能組合，以及他們的工作時間和類型。
 
如果是軟件類產品，則需要確定其功能、特性和集成。其他服務也有自己的要求。
 
4. 製定供應商戰略
 
在許多情況下，采購團隊在選擇供應商時會有多種選擇。為了管理采購周期的下一階段，製定供應商戰略會有所幫助。
 
● 將考慮多少家供應商？
● 談判和授予合同的時間表是什麽？
● 哪些類型的供應商可能符合企業的標準？
● 與哪些供應商建立了合作關係？
● 對於新供應商，他們的聲譽如何？
 
5. 發布 RFI
 
提案請求（RFI）是選擇供應商的第一步。在這一階段，采購團隊會邀請潛在供應商分享關鍵信息，以幫助確定他們是否適合。
 
6. 選擇目標供應商
 
根據對 RFI 的答複和其他標準，采購團隊將縮小潛在供應商名單的範圍，以便將重點放在最適合需求的供應商身上。標準可能包括在特定時間內交貨的能力、產能或與公司政策、價值觀或合規要求的一致性。
 
7. 發布詢價
 
符合初步要求的供應商將被邀請提交報價。這實質上是一個競標過程，采購團隊可以利用它來確定哪個供應商符合質量和數量標準，並能在預算範圍內交付貨物或服務。
 
8. 選擇供應商
 
收到所有報價後，采購團隊將決定將合同授予哪家供應商。
 
9. 簽發采購訂單
 
選定供應商後，采購團隊將為采購的材料、服務或勞動力簽發采購訂單。采購訂單是一份正式文件，規定了采購的所有規格。
 
10. 接收貨物或服務
 
采購的材料、貨物或服務將交付給采購方。交貨時將附有裝箱單或其他文件，應與收到的貨物核對準確無誤。這是采購周期中的一個重要步驟，也是三向匹配過程的一部分。
 
11. 完成三向匹配
 
貨物或服務交付後，供應商將向買方開具發票。該發票將與原始采購訂單和交貨收據進行比對，確保準確性，避免多付款。
 
12. 付款

如果三向匹配過程成功，發票獲得批準，買方將支付貨款。通常情況下，如果提前付款，采購條款和條件會允許折扣。條款還可能規定逾期付款的滯納金或其他處罰。
 
13. 評估供應商業績
 
采購交易完成後，采購團隊將審查采購情況以及與供應商的合作經驗。在采購周期的這一階段，重點是確定供應商是否滿足要求，所提供的貨物或材料是否符合預期。
 
14. 保持與供應商的關係
 
如果采購團隊決定今後與供應商合作，需注意供應商是首選合作夥伴，並與他們保持聯係，以備今後采購之需。如果采購團隊對供應商的表現或所提供貨物或服務的質量不滿意，可能會選擇尋找其他供應商來滿足未來的需求。
 
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