采購管理軟件：企業(ye) 該如何構建現代化采購流程？

2024-06-12

采購流程是一係列複雜的工作流程，跨越不同的係統、部門和業務運營單位。由於這種複雜性，它也很容易出現錯誤、風險和代價高昂的低效率。而這正是現代化采購的用武之地。
 
現代化采購是利用技術提高效率，幫助建立更靈活的采購流程。這樣做的好處包括節約成本、改善決策和風險管理。
 
什麽是現代化采購？
 
現代化采購流程使用技術或采購解決方案（如低代碼自動化或業務流程管理軟件）來解決常見的采購難題。


現代化采購將持續改進流程作為優先事項，並利用技術來協調流程、增加節約，並創造無縫、可靠和簡化的流程體驗。
 
從某種意義上說，現代化采購既是一種直接行動，也是一種長期實踐；既是利用技術提高采購功能和效率的行動，也是不斷尋求使流程現代化並保持競爭力的實踐。
 
如何在企業中實施現代化采購
 
實施智能的現代化采購，最佳做法包括通過采購管理軟件將重複性的人工采購到付款任務自動化和簡化。實施解決方案後，確保員工可以輕鬆使用，並隨著時間的推移不斷調整係統和目標。
 
企業可按照以下步驟實施現代化采購：
 
1、從小規模開始
 
在實施之前就對變化感到不知所措，尤其是在完全重新設計流程的情況下，是實施現代化采購的一大挑戰。
 
這種態度會影響工具的采用和結果。限製考慮實施的計劃數量，先從較小的規模開始，然後再進行較大的改進。從單個流程或工作流程開始測試，或者從最需要關注的地方開始測試。
 
此外，確保流程的可擴展性也是非常重要的一步。隨著業務的發展，企業的采購也會隨之發展，它需要做好快速調整的準備，並與企業一起成長。因此，選擇一款可以靈活定製流程的軟件工具非常重要。
 
2、繪製並分析采購流程
 
繪製流程圖包括確定每個工作流程中的順序步驟，以及完成每個步驟所需的人員、工作和工具。
 
這是了解情況和尋找改進機會所必需的，因此也是實施現代化采購的第一步。繪製人員、流程和工作圖後，分析每個步驟和工作流程，找出效率低下、重複性工作或不規範之處。
 
為了有效實施現代化采購，最好從 “清理 ”采購流程開始，確保變革和優化取得成功。
 
3、清理、集中和分類數據
 
數據是現代化采購的核心，因此首先要收集、分類和分析組織記錄。這將反映趨勢、差距或機遇，此外還能按團隊、部門或業務領域提供公司模式的全貌。
 
同時，不要忘記創建原始數據和可視化數據的記錄，以便在以後的流程中共享或參考。
 
4、將手動和重複性工作流程自動化
 
工作流程自動化是指使用軟件完成工作活動。它能提高工作流程的準確性和一致性，並為更高效的流程提供動力。
 
最重要的是，它能簡化人工流程，最大限度地減少產生特定結果所需的勞動量。
 
工作流程自動化的內容包括：
 
● 采購申請接收和審查
● 采購訂單
● 發票審批
● 合同與合規管理
● 供應商績效管理，以及
● 團隊或流程之間的工作交接。
 
5、利用軟件集成
 
最好選擇能夠與現有技術堆棧輕鬆集成的采購管理軟件。將所有采購活動整合到一處，可為員工和供應商提供無縫體驗。這樣做還能防止電子表格泛濫、信息缺失或人工幹預導致的錯誤。
 
6、采用端到端的采購管理軟件
 
qmchashi SRM是一款業務流程自動化解決方案，可幫助企業實現端到端采購流程自動化，並顯著提高效率、生產力和產出。


該軟件靈活、可擴展且用戶友好，通過整個采購價值鏈中的一係列工具幫助團隊加強協作、分析和參與，集中和簡化供應商管理、合同生命周期管理、采購訂單、電子投標、搜索和報告等。使用 qmchashi SRM，團隊可以做到：
 
● 從源頭控製采購需求與計劃
● 供應商資格審核和績效跟蹤
● 支持電子招標、詢競價等多種尋源方式
● 自動校驗采購預算，所有賬目實時匯總
● 實時追蹤合同的生成、接收、審批和執行
● 記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態
● 支持不同的付款方式，實行三向匹配
 
建立可擴展的高效采購流程
 
業務流程會隨著時間的推移而演變，采購流程也不例外。重要的是團隊如何處理變化並適應實時需求和競爭對手。qmchashi SRM采購管理軟件可讓團隊控製其采購流程，獲取準確數據以衡量、控製和改進業務成本優化。該軟件的可視化界麵讓實施變得易如反掌，而其完整的工具箱功能和選項則為企業提供全麵的可視性和控製。詳細方案可聯係我們申請免費試用。