增強采購流程的 6 個(ge) 思路

2023-07-04

你是否正在為低效的采購流程而苦惱，並且缺乏一個集中的地方來跟蹤你的采購數據？根據研究，采購部門內低效的采購流程比有效管理采購流程的公司多花費30-40%。
 
什麽是采購流程？
 
采購流程使企業能夠購買企業運營所需的產品或服務。這可能是製造最終產品所需的原材料（直接采購）或辦公室所需的辦公用品（間接采購）。
 
采購流程使企業能夠獲得有效運營的產品或服務，它涉及幾個步驟，包括確定需求、選擇供應商、談判條款、下訂單，以及接收和檢查產品或服務。
 
每個企業都可能遵循不同的采購流程來滿足其供應鏈的需求。與直接采購相比，間接采購的正式采購流程可能非常不同。
 
一個是專注於審查供應商並有嚴格的質量控製過程，另一個是商品采購，你可以從任何提供最佳價格的供應商處購買。
 
這就是為什麽企業必須記錄他們的采購過程，並確保他們的員工記錄和遵循獨特的要求。

改善采購流程的6個思路
 
思路1：製定采購政策
 
製定采購政策是實施可擴展且有效的采購流程的第一步。
 
采購政策為整個企業在采購團隊需要的產品或服務時提供了共同語言。以下是你在采購政策中必須解決的具體事項：
-設置審批限製，確保每個人在審批方麵保持一致。
-定義招標門檻以及獲取標書的過程。
-定義應如何提出采購請求。
 
思路2：采購流程自動化
 
發出采購訂單的平均成本在60元到500元之間。這是創建采購訂單和讓適當的利益相關者批準的成本。換句話說，流程越複雜，成本就越高。
 
越來越多精明的管理者使用如qmchashi SRM這樣的采購軟件將其自動化，並減少創建和批準采購訂單請求的時間。
 
qmchashi SRM采購軟件提供以下功能：
 
● 數字化采購請求過程，使員工可以輕鬆地請求采購。
● 自動審批，采購請求可以自動轉給適當的人審批。大多數公司的采購審批周期縮短了40-50%。
● 自動生成采購訂單並將其發送給供應商，這樣就不必手動生成采購訂單。
● 追蹤采購訂單的整個生命周期。
 
思路3：跟蹤你的采購審批周期
 
大多數企業過度執行采購審批流程，采購審批周期較長，供應商不能及時收到采購訂單，導致產品延誤。
 
想改善這樣的情況可以遵循80-20規則進行審批。隻有80%的花銷才由高級管理層批準。這通常占交易量的 20%。這意味著高級管理層隻批準較高金額的采購請求。
 
而剩下的80%的采購交易，應該由部門的采購經理或部門主管審查。
 
qmchashi SRM支持按部門、費用等級等設置審批流程，自動校驗采購預算並審核。縮短整個采購審批周期。通過優化采購審批流程，你可以節省企業資源，並確保供應商及時收到采購訂單。
 
思路4：了解對應付賬款的影響
 
當你考慮無縫采購流程時，也應該考慮其他團隊如何在他們的日常運作中使用采購訂單數據。
 
應付賬款團隊花費大量時間來審批發票，因為：
● 他們沒有辦法使發票與采購訂單自動匹配。
● 發票並不直接來自供應商。他們總是要從不同的利益相關者那裏獲取信息。
● 發票上缺少采購訂單信息，團隊需要調查以找出合適的采購訂單。
 
使用qmchashi SRM采購管理軟件，企業可以在整個供應鏈中強製執行合規性，並通過自動三向匹配來控製采購，以減少處理發票的時間。該匹配將發票與采購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。你不需要手動批準每張發票，流程也加快了。
 
思路5：利用支出數據來降低成本
 
如果你實現了采購流程的自動化，意味著可以將所有采購曆史記錄集中在一處。那麽就可以使用這些數據來分析支出模式，並確定節約采購成本的機會。
 
● 分析你的支出模式，尋找合並采購量的機會，以獲得更好的批量折扣。
● 如果你從單一供應商處采購，可以考慮降低整體的TCO（總擁有成本）。
● 你可以延長與供應商的付款期限，改善現金流，減少需要支付給供應商的金額。
 
qmchashi SRM 可以幫助你主動收集支出數據，並對數據進行分類。企業可以使用可定製的、視覺豐富的報告，根據支出類別（跨供應商、部門、產品等）捕獲數據並將數據分組。
 
思路6：改善供應商關係
 
利用采購數據來確定你的最佳供應商，與你的最佳供應商建立更好的關係。
 
以下是一些實施的思路：
 
● 使用采購數據來確定哪些供應商能按時交貨。發貨延遲會導致生產延誤，並因為加急運輸而導致額外的成本。
 
● 你可以使用采購數據來確定訂單履行率。訂單履行率意味著供應商按照你的交貨時間表和你要求的數量交貨的頻率。交貨越多，接收和創建采購收據的成本就越高。
 
● 你可以用評級係統來評估供應商的績效。
 
qmchashi SRM幫助企業建立完善的供應商信息庫，實現企業與供應商信息互通。同時，係統 對供應商行為進行多維度評估，以支持招標方對供應商的淘汰決策，不斷優化企業可利用供應商資源結構。
 
綜上，通過實施 qmchashi SRM采購管理軟件增強采購流程，企業可以獲得以下好處：
 
● 從批準到將采購訂單發送給供應商的采購訂單流程完全自動化。
● 管理采購訂單更改非常簡單，因為更改可以直接在係統中完成。
● 支出儀表板可讓企業隨時全麵了解支出。
 
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