項目日程管不好，大家總有衝(chong) 突？有了這些方法，輕鬆避免！

2023-05-15

在基於項目的業務中，日程安排衝突是一個不爭的事實。從需求資源的意外重複預訂，到日程表蠕動和員工生病，有很多原因會導致日程安排衝突。
 
日程安排衝突的問題在於它們具有很強的破壞性。通常它們會導致日常的延誤。最壞的情況，它們會導致項目停滯，成本增加，甚至破壞交付成果。
 
什麽是日程安排衝突？
 
日程安排衝突是指一個人被分配同時做兩件事。這可能是從單個任務到整個項目的任何事情。  

舉個例子，某人同時被預訂了一次員工會議和一次加拿大pc网页版官网會議。或者計劃同時進行項目 A 和 B。

顯然，工作人員一天隻有一定的時間。因此，除非你期望他們加班很多，否則他們將無法同時做這兩件事。作為項目經理，你有責任解決這樣的衝突。 
 
項目日程安排衝突的五種類型
 
在專業服務、谘詢和機構中，時間安排衝突很常見。這是因為有很多人、項目和任務需要協調。 
 
項目進度有時不可避免地會變得混亂，尤其是當你沒有強大的內部資源調度係統的時候。下麵是基於項目的企業中常見的五種衝突類型。
 
1、重複預訂
 
當同一資源同時安排到兩個任務或項目時，會意外發生重複預訂。當你對誰被安排做什麽，什麽時候做，沒有足夠的可視性時，這是個很容易犯的錯誤。
 
2、不可用的團隊成員
 
員工可能休年假、接受培訓或生病而變得不可用。你可能會把任務分配給不可用的員工，或者為時間緊迫的任務預訂不可用的時間段，從而在任務未完成時造成混亂。
 
3、臨時項目
 
臨時項目是未計劃且未出現在原本工作計劃中的項目。它們的出現可能是由於新的市場機會、老板的突發奇想或任何人為無法控製的事情，例如緊急錯誤修複。如果你已經滿負荷工作，這可能導致日程安排衝突。 
 
4、進度延誤
 
項目進度可能會延誤的原因有很多。也許是一項任務比預期的要花更多時間、加拿大pc网页版官网更改項目範圍，或者項目預測可能不準確。當發生這種情況時，你可能需要更長的時間或在不同的時間使用你的資源。如果他們也被分配到其他項目，就會發生日程安排衝突。
 
5、資源容量問題
 

團隊成員在工作周中隻有一定的工作時間，你需要知道他們(men) 有多少工作能力以及何時工作。否則，你可能會(hui) 不小心超額預訂資源。這可能會(hui) 導致任務花費的時間比預期的要長、計劃延誤和計劃衝(chong) 突。

 
如何防止和處理日程安排衝突？
 
掌握資源調度的方法
 
資源調度是識別項目所需資源並將其分配給項目的過程。簡而言之，就是在正確的時間將正確的人員分配給正確的任務，這樣你就能按計劃、按預算、按加拿大pc网页版官网要求交付項目。這對基於項目的企業的成功是相當基本的。
 
要有效地分配資源，您需要訪問有關所有資源的實時信息
• 技能和資曆
• 可用性或分配 
• 當前的容量
 
有了這些信息，就沒有什麽借口會造成為人為的時間安排衝突了（除了臨時項目或員工生病等意外情況）。但是，許多企業通過使用過時或不適合的軟件（例如在電子表格中管理資源可用性），破壞了此流程的有效性。 
 
電子表格的問題是，信息往往是過時的，而且需要時間來提取你需要的信息。精明的企業會使用資源規劃軟件，比如qmchashi PM，來永久解決資源衝突。
 
理解容量和利用率
 
當你考慮容量時，通常認為員工的容量是其工作時間的 100%。但事實並非如此。根據專家 Robert Handler的說法，將資源調度到 80% 的容量是最佳的。 
 
為防止調度衝突，你需要密切關注資源利用率以確保它們沒有被過度利用，即調度或工作量超過 80%。在這段時間內，你應該預計他們大約 80% 的時間用於計費使用，另外 20% 用於會議、電子郵件、培訓等。
 
創建一個集中的資源日曆
 
資源日曆的目的是將你的資源庫集中在一個地方，並提供每個人的預訂情況的鳥瞰圖。它可以幫助項目經理：
• 了解他們團隊的日程安排
• 查看是否有人分配過多或不足
• 發現即將發生的任何日曆衝突
 
它還有助於將任務重新分配給其他團隊成員，因為你可以看到誰有時間和技能來承擔任務。 
 
解決日程安排衝突的項目管理軟件
 
毫無疑問，日程安排衝突會嚴重降低生產力並影響項目盈利能力。 好在有項目資源管理解決方案可以解決這個問題。
 
qmchashi PM項目管理軟件就是這樣一種解決方案，憑著十多年深耕行業的實踐經驗，它受到數百家公司的信賴，可以更有效地管理他們的資源並帶來更高的利潤。

• 計劃和調度——了解可用資源和可用時間
• 可用技能和所需技能——評估每個人的技能以及是否需要添加額外的技能（或人員）
• 資源利用——了解已經在哪裏投入資源以及這些分配是否合適
• 資源能力——了解真正的工作能力，認識到並非所有時間都可以利用
• 資源優先級和分配——確定那些需要最多注意力和專業技能的優先計劃

當資源衝突發生時， qmchashi PM會第一時間針對受影響的項目發出提醒，並提供資源搜索讓受影響的項目經理重新搜索和分配受影響的資源。係統還提供談判工具, 讓受影響的項目經理通過溝通和談判解決衝突。

此外，qmchashi PM 資源管理可以讓你的團隊在任何地點協同工作，共享關鍵信息並進行有效溝通。這種完整的可見性創建了更加連貫的工作流程，並允許以最高效率跟蹤資源。
 
qmchashi PM項目管理軟件不僅解決代價高昂的衝突，它還具有全麵的項目管理功能，覆蓋計劃、範圍、質量、成本、變更、風險等方麵，使你的整個基於項目的業務更加高效和敏捷 ，增加額外工作的能力，提高資源成本的投資回報率，並保護項目利潤率。詳細方案可聯係qmchashi申請免費試用。