防止工時表出錯的五種方法

2023-04-26

乍一看，員工工時管理是一個簡單的概念。員工要麽打卡上班，要麽打卡下班，或者在工時表上跟蹤他們的時間。每周或每隔一周，他們都會提交上述工時表，管理層會為他們的工作時間開出工資單。
 
這可能會出什麽問題？
 
首先，我們都是人。人為錯誤的範圍從忘記打卡到漏報工時甚至虛報工時。工時表錯誤對雇主來說是一種負擔，對員工來說可能同樣代價高昂——財務或工時表錯誤並不總是對員工有利。工資可能與勞力不匹配，福利可能無法準確累積，晉升可能缺乏有力依據。

你可以通過以下四種方式部署強大的防禦措施以確保更高的工時表準確性：
 
1. 對員工進行時間跟蹤教育
 
員工應該了解時間跟蹤的重要性。告知他們錯誤跟蹤時間的更大影響，以及它如何影響財務團隊和企業的整體成功。
 
確保他們知道公司的時間跟蹤係統是如何工作的。如果他們手動跟蹤工時，請確保他們在方便的位置擁有所需的一切。為他們提供有關如何正確記錄工時和最佳提問方式的明確指南。
 
如果他們使用移動應用程序或他們的計算機，請確保他們知道如何登錄和導航所述係統。他們應該知道在哪裏可以記錄他們的時間以及如何在需要時重置密碼。
 
2. 確保他們充分了解你的期望
 
盡早設定期望並在必要時經常重複——不要給他們不正確跟蹤工時的借口。了解他們預計工作的時間。如果他們有預定的休息時間，要明確他們應該如何跟蹤這些時間，如果你允許提前或推遲打卡，也要讓他們了解這些。
 
加班費用迅速增加，給財務團隊帶來很多不必要的壓力。如果允許加班，確保每個人都在同一起跑線上，並確保他們了解跟蹤加班的正確方法。

3.創建流程來捕捉常見錯誤

確保每張工時表都經過審核批準，以捕捉任何未經授權的時間。如果不這樣做，可能會很快增加時間表上的工時，並導致多付員工工資。

使用軟件還可以提供額外的安全協議層，並有助於發現常見錯誤。它通過提醒和標記錯誤或不一致極大地減少了人為因素。

當有正式的登錄流程時，員工自己進行欺詐的可能性較小，外人也不太可能接觸到您的時間表。這對每個人都是雙贏的。
 
4. 讓你的員工成為一道防線
 
由於你已就正確的時間跟蹤對員工進行了培訓，因此可以依賴他們對工時表的準確性保持警惕。向每個人的日曆添加日曆邀請，提醒他們檢查工時表的準確性。這樣，工資單就可以減少錯誤。
 
製定一個正式流程，員工在發現工時表與財務結算差異時可以使用該流程。他們應該知道聯係誰以及聯係他們的最佳方式。
 
5.利用軟件自動跟蹤工時表
 
手動工時表通常是人工處理的，不太符合要求。要真正減少錯誤，最好是通過工時管理軟件實現無紙化辦公。
 
qmchashi 工時表係統不是簡單的上下班打卡係統，它能幫助你清晰準確地跟蹤不同區域，不同部門的成千上萬員工的工作時間，包括項目及非項目活動，有效地提高員工的工作效率，實現精細化管理。
 
● 實時跟蹤不同類型的工時
 
一般的工時表工具獨立使用或與項目管理工具結合使用。而qmchashi 工時表既能獨立使用，又能與項目管理工具結合使用，還能結合不同類型的工作或假期，包括項目或項目辦公室活動、營銷活動、銷售工作、采購工作、臨時任務、帶薪假期等。
 
● 實時匯總花費在不同項目/產品/加拿大pc网页版官网/供應商的時間和成本
 
qmchashi 工時表除了幫你從工時信息實時追蹤到活動，再追蹤到相關項目/產品/加拿大pc网页版官网/供應商外，還能替你按項目/加拿大pc网页版官网/產品/供應商/活動 實時匯總工時。
 
這不僅能讓你了解員工怎樣花費上班時間，還能讓你了解到企業花費在每個項目/產品 /加拿大pc网页版官网/供應商的時間和成本。
 
● 幫助企業有效使用資源並形成競爭優勢
 
資源分配：了解每個員工計劃從事的項目和任務以及何時工作
工作負載儀表盤：了解哪些項目正在進行以及誰過度分配
預算小時時間表：深入了解每個員工的能力和可用性
實時員工可用性：查看每個員工在任務日期範圍內的可用小時數
 
借助 qmchashi 工時表，你可以始終擁有做出正確業務決策所需的全麵知識和深刻洞察力。
 
準確的工時管理對於經營盈利業務至關重要。它幫助企業監測員工的生產力，並確定員工可能懈怠的領域，這樣也幫助企業更有效地預算他們的時間和資源，最終使企業創造一個更加高效和有效的工作場所。