合同管理的6個(ge) 最佳實踐

2023-04-20

合同管理不善會使你的合同流程效率低下，並產生負麵影響：
 
-收入損失
 
談判緩慢、審批延遲和裏程碑缺失等低效合同代價高昂。如果沒有辦法自動跟蹤最後期限，並得到通知來執行時間敏感的行動，就會有錯過最後期限的風險。
 
-協作和溝通效率低下
 
有效的合同管理需要內部和外部利益相關者之間的高水平合作。使用電子郵件作為主要的溝通方式會很快導致多個混亂的線程。在不知不覺中，你可能會遇到人們使用不同合同版本的情況。

6個合同管理最佳實踐
 
使用以下6個合同管理的最佳實踐將幫助你的團隊管理你的合同：
 
1.集中和標準化協議
 
從頭開始起草合同會減慢合同創建的速度。法務部可以通過標準化和預先批準合同語言和條款來節省大量時間。這樣一來，合同的創建速度就會加快，其他部門也可以在不涉及法務的情況下創建一些合同。當合同遵循一個模板時，它們更容易編輯和審查，因為你將隻關注每個交易特有的條款。
 
將你的合同存儲在一個中央的、可搜索的存儲庫中，這樣合同是安全的，而且容易找到。當有訴訟時，安全存儲合同的重要性就更加明顯。
 
2.設定合理的關鍵績效指標（KPI）
 
法務部麵臨著用更少的錢做更多的事的壓力，需要向企業證明自己的價值。為了實現這一目標，法務部必須從被動（對法律威脅）轉變為主動（製定影響收入和降低風險的策略）。這將需要設定關鍵績效指標。
 
應該設置的KPI和應該跟蹤的指標取決於目標。例如，你的目標是更快地發送合同。然後，你可以將其分解為具體的關鍵績效指標，比如更快地創建合同，減少審批時間。
 
一個好的合同管理解決方案將幫助你跟蹤性能指標，使你深入了解你的合同簽訂過程，以及你可以在哪些方麵進行改進以提高效率。
 
3.追蹤義務
 
許多人簽署了合同後就忘了，直到出現問題。然而，合同在簽署後變得更加重要。企業需要你有跟蹤合同的義務，在一個大型企業中，可能有成千上萬的有效合同。
 
依靠個別員工來跟蹤義務是有風險的，因為錯誤是不可避免的。好的合同管理軟件可以幫助你在義務到期前及時向你發送電子郵件提醒，從而保持你的義務。
 
4.團隊協作和可視性
 
在大多數企業中，合同管理主要是法務部的責任。但是，為了確保整個企業的合規性並減少風險，法務部需要與其他部門進行有效的協作。
 
用標準的模板和工作流程授權給其他部門，可以減少你對所有事情的參與。你可以使用qmchashi合同管理軟件來確保合同在發出前得到法務部的批準。
 
法務部也需要在不犧牲數據安全的情況下使合同可見。正確的合同管理軟件將使你能夠平衡可見性和控製，幫助你定義誰可以訪問每個工作流程和記錄。
 
5.溝通自動化
 
在合同溝通中使用電子郵件有很多漏洞，因為電子郵件不夠集中。在傳遞信息時，你可能會忘記包括相關方的地址，或者重要的信息可能隱藏在電子郵件線程中。
 
最好的做法是使用專業的合同管理軟件，跟蹤每項活動並向相關利益方發送實時通知。溝通的自動化確保沒有利益相關者在所有合同階段被遺漏。
 
6.電子簽名（或點擊生效）
 
毫不拖延地簽署合同對許多法律部門來說仍然是一個挑戰。除了傳統的濕墨簽名外，還有其他的方式來簽署合同。電子簽名和點擊生效作為在線簽訂合同的有效方式已被廣泛采用。
 
電子簽名（或點擊生效）提供了一個無縫的簽署體驗。電子簽名使簽署合同像點擊一樣容易，它是網站條款和條件等大批量合同的理想選擇。
 
qmchashi合同管理解決方案允許你將合同嵌入到用戶的交易流程中，減少PDF或紙質合同所固有的摩擦。
 
使用qmchashi 進行合同管理最佳實踐
 
遵守合同管理的最佳實踐，對與你的業務增長相匹配的簽約效率至關重要。
 
qmchashi合同管理為企業提供合同自動化、可審計的單一事實來源以及業務進度和合同活動的實時視圖。
 
● 集中的文件存儲，授權人員能從一個地方訪問和管理合同；
● 為重要日期自動發送提醒，確保沒有錯過最後期限；
● 為各種類型的合同創建定製的模板，確保一致性和合規；
● 允許多個用戶在一份合同上進行協作，確保工作流程順暢；
● 易於快速搜索和檢索合同，消除了耗時的人工搜索
● 提供了對合同執行情況的洞察力，跟蹤合同成本、風險等指標。
 
總之，使用 qmchashi 合同管理軟件可以確保采用專業的合同管理方法，更好地促進風險管理、提高盈利能力，並在合同管理活動的成本與收益方麵提供明確的投資回報 (ROI)。詳情可聯係qmchashi申請免費試用。