不應使用Excel進行項目資源規劃的 7 個(ge) 原因

2023-04-19

項目資源規劃早期僅限於基本分配和調度。因此，企業使用自製工具或excel表來執行這一簡單功能。然而，隨著技術和業務流程的發展，資源規劃變得複雜，並包括其他組成部分，如預測和容量規劃，優化等。
 
由於傳統的excel表無法處理這些複雜問題，企業開始采用專門的資源管理軟件來進行項目資源規劃。
 
資源規劃如何隨時間演變？
 
企業遵循傳統的等級結構，資源規劃僅限於基本分配和調度。此外，由於部門各自為政，使用電子表格可以滿足他們的業務需求。
 
隨著時間的推移，全球化的到來使企業能夠從不同的地區獲取資源。由於 excel 無法提供企業範圍內資源調度的實時可見性，企業開始采用使用複雜的自主開發工具作為解決方案。
 
全球化也導致了矩陣組織的出現，當跨部門共享資源並同時處理多個項目時，分配資源變得很困難，導致重複預訂和內部衝突。因此，使用Excel表或甚至基本工具來實現這一目的是不可行的。

使用Excel進行資源計劃的弊端
 
許多企業采用 Excel 進行資源規劃，因為它具有成本效益、隨時可用且管理人員熟悉它。雖然 Excel 為用戶提供了許多好處，但它也有一些缺點。
 
1.電子表格易開發難維護

隨著企業規模的擴大和雇用更多的資源，定期處理和更新大量數據變得充滿挑戰。雖然資源管理人員可以創建內嵌的宏，這很容易開發，但很難維護。
 
2.無法為決策提供實時數據

資源規劃是一個數據驅動的過程，因此需要及時提供準確的信息。如果沒有以資源為中心的信息的集中可見性，就無法做出正確的決定。資源經理可以使用多個電子表格，導致數據不一致。信息無法實時同步，導致重複預訂等相關衝突。
 
3.不提供高級預測和容量規劃

在製定資源計劃時，資源預測至關重要，因為它可以幫助管理人員提前彌合產能與需求之間的差距。但是，Excel 表不包含此高級功能。因此，企業無法對項目進行有價值的預見，從而導致各種瓶頸。
 
4.電子表格不提供集中式或多維視圖

采用矩陣結構的企業需要在統一平台上查看數據，以便根據個人的工作職能做出明智的決策。由於 Excel 表是由各個部門手動更新的，因此無法集中查看員工隊伍。此外，管理者沒有自由從多維度或不同角度查看信息，這可能導致決策延遲。
 
5.缺乏基於角色的安全訪問

安全和訪問控製對於防止信息過載和數據泄露至關重要。然而，電子表格不提供基於角色的訪問，工作場所的每個人都可以訪問敏感信息，導致信息過載。
 
6.無法在多個電子表格之間協調數據

Excel 表不具備跨多個電子表格整合大量數據的能力。如果有人手動執行此操作，這將非常耗時並且容易出現許多錯誤，從而導致決策不充分和效率低下。
 
7.Excel 表格容易出現人為錯誤

在電子表格中，員工手動輸入和修改所有類型的數據，很容易出現人為錯誤。一些簡單的東西，如一個錯誤的公式、數字或格式，可能會引起大量誤解，導致數據的傾斜或錯誤。例如添加計費工時時出現錯誤可能會導致計費和發票不正確。
 
受製於這些缺點或限製，企業是時候尋找替代解決方案來簡化項目資源規劃了。
 
qmchashi PM項目管理解決方案
 
雖然Excel在世界上占有一席之地，然而，就智能管理資源而言，Excel並不是正確的選擇，因為它不具備任何有助於製定準確的資源計劃和確保成功交付項目的高級功能。
 
麵對更複雜的項目環境，為了簡化項目負責人的工作量，合理調配項目資源，建議使用qmchashi PM項目管理軟件來高效管理。
 
qmchashi PM包含範圍與需求、時間、收入與成本、質量、溝通、資源、風險、變更等管理功能。其中的資源管理功能可按照區域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況。
 
因此，使用qmchashi PM，項目經理可以很容易地跟蹤和分配資源到每個任務，監測團隊的利用率，並實時安排團隊能力，以避免分配的衝突。
 
同時，qmchashi係統的資源管理與成本關聯，通過對項目中需要的資源進行費用預算和實時費用記錄，管理者和執行人員都能夠清楚地了解到預算消耗情況，進而減少不合理資源的使用，防止項目出現成本漏洞。
 
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一個好的項目管理軟件在資源管理方麵可以起到不可思議的作用。它幫助項目經理管識別資源的過度利用或利用不足，並確保每個人在正確的時間從事正確的任務。因此，它有助於更好地進行資源規劃和管理、時間管理、成本估算和智能決策。詳細方案可聯係qmchashi申請免費試用。