采購訂單管理流程：定義(yi) 、好處和步驟

2023-03-21

采購訂單流程在使你的業務取得成功方麵發揮著關鍵作用。如果沒有高效準確的采購訂單管理流程，時間和資源就會被浪費，不必要的錯誤也會變得司空見慣。
 
什麽是采購訂單流程？
 
采購訂單幫助企業了解和核算他們所要求的所有貨物或服務。管理者可以使用采購訂單來記錄額外的相關信息，如數量、交貨指示、成本、條款和所需日期。
 
采購訂單流程包括企業為創建、批準、驗證、管理和跟蹤采購訂單所采取的所有步驟，從確定需求的那一刻起一直到交付或銷售的那一刻。

采購訂單流程的7個步驟
 
1. 創建訂單
 
采購訂單流程的第一步是創建一個采購申請。在這一步，你需要知道要采購什麽、申請采購的優先級別、預算，何時需要產品或服務、誰需要批準該訂單以及供應商。
 
2. 審批
 
訂單創建後，流程中的下一步是獲得對請購單的批準。在某些情況下，這種批準可能是口頭的或以電子郵件的形式發送。在其他公司，可能需要更正式的行動，如完成文書工作。
 
審批的程度取決於采購金額、公司政策或準則以及供應商的要求。審批也可能需要核實預算或文件，如產品規格或詳細的工作說明（SOW）。批準後，請購單就變成了一個采購訂單。
 
3. 派送
 
請購單被批準後，采購訂單被發送給選定的供應商。然後，供應商根據采購訂單提交標書。投標書根據價格、質量、支持、服務、時間表和其他與你的業務有關的因素而被批準。
 
4. 有約束力的合同
 
投標被接受後，企業和供應商必須同意簽訂合同。該合同通常包括與采購有關的條款和條件，如采購的物品附帶什麽支持或如何處理爭議。
 
5. 貨物交付
 
然後，供應商將根據列出的時間表和運輸要求，生產和交付被購買的物品。你的企業將核實質量，並將收到的貨物與預期的貨物相匹配。如果貨物不符合你的要求，你可以通知供應商。通常情況下，供應商會向采購公司發送一張發票，其中概述了價格和付款條件。
 
6. 三向匹配
 
收到的貨物被批準後，采購公司就會將采購訂單與供應商的采購單和發票進行匹配。企業應檢查以確保所有費用都是準確的。
 
7. 關閉
 
在三向匹配被批準後，采購訂單被關閉。
 
采購訂單流程自動化的好處
 
采購訂單跟蹤可以通過電子郵件和電子表格或使用專用軟件進行管理。使用軟件來管理和簡化你的采購訂單流程是一種節省時間、金錢和壓力的簡單方法。自動化采購訂單流程的主要好處包括：
 
● 減少重複
 
采購訂單管理軟件可以通過自動執行某些任務來騰出時間，讓你專注於其他優先事項。
 
● 增加透明度
 
創建標準化的采購訂單流程並定義信息要求，例如請求的數量或批準簽名，將為你的采購訂單增加責任感和清晰度。
 
● 更多控製
 
采購管理軟件可幫助你控製開支和改進預算，並提供完整的審計跟蹤。它還可以讓財務利益相關者輕鬆查看或共享信息。
 
● 集中和可視化數據
 
數據被整合到一個單一的真實來源中，以便更快、更輕鬆地管理采購訂單。由於數據是集中的，你還可以選擇運行報告和創建可視化效果，以幫助你同時控製多個采購訂單。
 
控製你的采購訂單流程
 
將采購管理係統集成到企業的采購訂單流程中是一種標準化程序並以自動化取代重複的簡單方法。
 
qmchashi SRM采購管理係統能夠幫助你控製采購訂單流程，該係統專為快速部署和易用性而設計，可為你的采購訂單流程帶來一致性、準確性和速度。
 
qmchashi SRM支持以下方麵的采購訂單管理：
 
● 獨立創建和編輯采購訂單，由采購計劃直接生成采購訂單，也可以直接從框架合約中添加采購訂單；
 
● 按需設置采購訂單的審批流程，快速審核係統內生成的所有采購訂單；
 
● 通過供應商自助平台或電子郵件自動發送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單；
 
● 按需設置發貨計劃，支持分批發貨，自動在已審批的采購訂單頁麵生成采購發票並發送給采購負責人；
 
● 輕鬆生成再訂購報告和需求預測，準確獲悉何時需要重新訂貨；
 
● 按需設置付款安排，支持分期付款，也支持根據付款安排和收貨單生成銷售單並依此進行付款。
 
除了訂單管理，端到端的qmchashi SRM係統還提供采購全過程管理（采購計劃/申請/審批/定價/發貨/付款等），更支持供應商全生命周期管理、在線電子招投標、產品信息管理等功能，讓你的流程易於管理和跟蹤，讓你成為采購團隊的“英雄”。
 
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