管理項目範圍變更的6個(ge) 技巧

2023-03-08

不管是項目需求發生了變化，還是第一輪可交付成果沒有完全達到預期，在項目範圍定義的初始階段之後可能發生變化的原因有很多。當這種情況發生時，你需要準備好一個計劃來處理最後一刻的範圍變更和調整。
 
什麽是範圍變更？
 
範圍變更是指在功能、布局、質量、預算、時間表、責任或項目的其他方麵的偏差。
 
通常情況下，範圍的變更是由項目經理或利益相關者的謹慎決定造成的。當新的數據或信息出現，為現有戰略或計劃提供信息時，也會發生範圍變更。這些更改內置於大多數敏捷項目管理流程中，是產品開發過程中健康、富有成效的一部分。
 
數據驅動。新的信息或數據驅動的洞察力往往可以揭示出現有工作範圍無法實現預期的結果。在這種情況下，改變工作範圍是成功的必要條件。
 
預算驅動。簡單地說，有時預算會被削減，這就需要在時間和資源投入上有所轉變。如果預算增加，也需要重新評估範圍。
 
最後期限驅動。也許產品需要提前推出才能擊敗競爭對手進入市場。或者，也許需要推遲時間表，以便為競爭性更高優先級的項目騰出時間。任何時間線的調整都會導致項目範圍的改變。
 
資源驅動。項目資源的任何變化都需要範圍的變化來調整利益相關者、所有者、責任等。
 
範圍蔓延的發生是由於業務需要或戰略轉變之外的原因，通常是由計劃不周的項目或超出原始聲明或工作範圍 (SOW) 的範圍來定義的。不惜一切代價避免範圍蔓延是明智的，以確保你不會為未來的項目樹立先例。

管理項目範圍變更的技巧
 
不管範圍的定義有多牢固，範圍變更是項目管理過程中不可避免的自然組成部分。但是，即使範圍變更的原因是合理的，它仍然會改變你的原始計劃，需要仔細管理以保持項目的正常進行。
 
這裏有一些技巧，可以幫助你進行範圍變更管理，而這一切要從建立一個適當的流程開始。
 
1.理解並溝通變更背後的需求
 
變更請求可能來自於執行利益相關者、高層領導或加拿大pc网页版官网。不管來源如何，在執行之前，要確保你完全理解利益相關者或加拿大pc网页版官网要求變更的原因。
 
提出問題，甚至更好的是，實施一個流程來確保請求者仔細評估變更。
 
2.記錄變更
 
一旦有變更請求，一定要記錄下來，即使它最終沒有導致範圍變更。這個過程還使你能夠記錄和審查請求，並考慮其他破壞性較小、成本較低或耗時較少的解決方案。
 
通過遵循這個過程，你還能確保有效地將合理的、可實施的範圍變更傳達給你的團隊。
 
3.評估變更並了解其對範圍、進度和預算的影響
 
評估請求的更改可以從一些簡單的提問開始：
-為什麽利益相關者或加拿大pc网页版官网要求變更？
-該變更是否與我們的戰略重點相關並保持一致？
-根據我們期望的結果，變更請求是否有意義？
-這個請求是必要的，還是已經是範圍內的一部分？
-這個變更的緊迫性如何？
 
這些問題的答案將幫助你評估請求的合理性，並相應地確定優先次序。
 
4.考慮影響，讓任何變更得到批準
 
當評估並批準了該請求，它還必須得到你的範圍變更審批程序中所列出的執行利益相關者的批準。將請求、範圍變更的細節、批準的理由以及其他細節發送給管理團隊。
 
如果你決定範圍變更沒有必要，告知請求者原因。他們可以隨時修改其請求並提交新的請求表。
 
5.實施並與團隊溝通
 
發生範圍變更後，一定要讓你的團隊參與並告知他們。通過記錄請求及其評估，你將能夠清楚地證明為什麽需要進行調整，並讓團隊參與變更。
 
6.使用項目管理軟件
 
像qmchashi PM這樣端到端的項目管理軟件可以幫助團隊更好地管理和控製項目範圍變更，並確保項目按計劃進行。
 
● 範圍變更管理：可用於處理事務、問題、缺陷報告、改進需求等溝通，以及對範圍變更請求進行評估和批準。
 
● 知識管理：你和團隊可通過qmchashi PM記錄和共享有關項目範圍的信息，以便更快地響應範圍變更請求。
 
● 項目敏捷性：qmchashi係統具有強大的協作和共享功能，使團隊成員可以實時交流和更新項目範圍變更。
 
● 自動化流程：自動化處理範圍變更請求，並提供通知和跟蹤功能，以確保所有人都了解範圍變更的狀態和進展。
 
● 數據分析：生成實時報告以幫助團隊管理範圍變更的成本和計劃，並提供有關範圍變更對項目進度的影響的數據。
 
總結
 
計劃外的變化是現代商業的一個可預測的部分。實施一個靈活但以流程為導向的方法來管理範圍變更，你可以確保意外的變化不會使項目脫軌。相反，強有效的項目管理可視性將幫助你建立更好的產品並保持業務的敏捷性。