有效項目資源規劃管理的7個(ge) 步驟

2023-02-03

資源規劃是確定企業在項目中如何分配資源的過程，例如根據個人的技能和可用性將任務分配給他們。項目經理利用資源規劃來確保他們有效地使用資源和團隊成員。下麵來看看項目管理中進行有效資源規劃的步驟。
 
1、布置項目活動和你所擁有的資源
 
在規劃階段，你要決定團隊接下來應該處理哪個項目。這也是你確定和申請項目所需資源的時候。
 
你需要概述項目任務並列出你的資源。有些任務會比其他任務花費更多時間嗎？是否有任務需要前置？仔細考慮完成項目所需的每一項任務，這樣就不會有遺漏。

2、召開資源管理會議
 
會議是資源管理過程中的一個必要部分。62%的領導者認為資源調度是他們最大的項目管理挑戰。因此，你需要召開一次資源管理會議，以確保每個人都朝著同一個方向前進。
 
如果要處理多個交叉團隊的多個項目，這可能意味著需要花時間與團隊領導就這些資源的分配進行妥協。當你做出這些決定時，為所有參與的利益相關者提供一個參考點，以幫助你掌握資源管理技術，這一點至關重要。
 
3、將資源與任務相匹配
 
管理團隊的工作量意味著將資源與任務相匹配。然而，請務必記住，你永遠不可能將資源與任務完美匹配，但你可以接近。
 
使用qmchashi PM項目管理軟件可以將資源與任務相匹配。將qmchashi用作工作負載管理工具，可以了解團隊在哪些方麵可能需要支持，在哪些方麵可能需要增加人手，以及在哪些方麵可以調整工作負載。
 
4、設定預算並跟蹤時間
 
時間對於規劃來說是最重要的，因為它是你的團隊最寶貴的資源。當你製定預算時，參考以前工作的項目後數據有助於衡量你將花費多少手頭資源。可靠的資源預測和報告工具在這裏可以提供很大的幫助。
 
5、創建預測
 
當你有預測未來的計劃時，即使遇到緊急情況也不會手忙腳亂。例如，如果你將任務與資源相匹配，你需要知道你什麽時候遇到了資源短缺，這可能意味著在項目工作流程中配備外部承包商來幫助完成工作。你的預算中是否有空間這樣做？qmchashi PM項目管理軟件可以讓你很容易地迅速做出這個決定。
 
6、更新你的資源計劃
 
資源規劃是你必須不斷更新的東西。為什麽？不是所有的事情都會按計劃進行，你需要在此過程中做出調整，比如：
-審批緩慢
-不可預見的範圍調整
-團隊成員因意外原因退出項目
-最初分配的工時減半
 
像這樣的情況就是項目資源管理軟件大顯身手的時候。你能想象在處理緩慢的審批和範圍調整時，有兩個團隊成員完全退出，而沒有一個工具幫助你重回正軌嗎？
 
項目管理可能是具有挑戰性的，但資源管理軟件使得根據資源可用性進行調整變得輕而易舉。
 
7、進行項目後分析
 
現在是時候進行項目後分析了，以幫助你在處理下一個項目時掌握更多的知識，使資源最大化。執行項目後分析包括查看預算的資源數量與完成項目所需的資源。
 
你是超時還是少時？你是否需要引入一個外部承包商來幫助完成特定的任務？是否有可能有任何工時未被計算在內？
 
如果你發現利潤和花在項目上的資源之間的差異，進行全麵的項目後分析可以讓你在前進過程中更容易進行糾正。

使用項目資源規劃工具和技術
 
當你的團隊擴大並開始承擔更多項目時，以電子表格這種方式規劃資源很快就會困難重重。使用正確的工具可以更輕鬆地進行資源規劃。
 
實時審計跟蹤的qmchashi PM項目管理軟件結合了資源調度、工時跟蹤、請假管理和自定義報表，涵蓋項目資源管理的全過程。係統消除了預測中的猜測，以及規劃和管理資源時的手動工作，端到端引導你成功完成項目。
 
qmchashi的資源功能可按照區域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況，並且提供各種資源計劃與使用報表，讓項目分配情況一目了然。
 
使用qmchashi PM，你可以輕鬆添加預訂，記錄時間條目，管理和調整日曆，並根據這些數據計算你所選擇的指標。係統的集成報表功能，可幫助你輕鬆使用收集到的數據，分析員工的工作量、項目預算或公司的投資回收率，通過清晰的項目視圖，做出更科學的有效決策。
 
在實際中，項目資源需求複雜多變，通過項目管理工具梳理資源計劃和了解內外部資源情況尤為關鍵。利用qmchashi項目管理軟件可以解決單個或多個項目的資源衝突問題，保證項目進度發展始終保持在正軌上。
 
qmchashi PM不僅僅管理資源規劃，進度、時間、成本、風險都可以在該係統一體化管理，這意味著你每次都可以有效地管理多個項目，全方位提升項目管理效率。
 
項目資源規劃應該是任何項目準備工作的標準部分。最好提前做好計劃，這樣你就可以鎖定所需的資源。通過資源管理計劃，企業可以在遇到挑戰時進行調整，從而帶來更積極的結果。