企業(ye) 實施PMO的技術和挑戰

2023-01-03

企業範圍的PMO（項目管理辦公室）通過為整個企業的項目工作的規劃、執行和控製提供正式和可重複的項目管理流程，顯著提高了項目成功的可能性。企業可以按照下麵的流程步驟來實施PMO。

流程（標準和程序）
 
在定義和製定PMO流程時，應使用基於標準的方法。公認的行業標準和監管要求是產生項目管理流程的來源，因為它們包含了經過驗證的最佳做法。
 
如果適用，還需要考慮合同要求。一旦起草了流程，應與用戶（業務單位的項目管理從業人員）一起審核，並處理他們的反饋。這將提高流程公布後的接受度。
 
人員（培訓和資格認證）
 
需要製定和實施項目管理培訓和認證計劃，以確保項目經理接受必要的核心培訓，涵蓋成功啟動、計劃、執行、監測、控製和結束企業組合內項目所需的技能和技術。這一要素還包括溝通正在進行的項目管理培訓和狀態報告，以及開發和開展關於高級項目管理方麵的額外培訓課程，以實現特定的項目經理資格目標。重要的是，項目經理和項目組成員要接受流程的培訓，並充分了解如何最好地利用推薦的做法。因此，項目經理、控製賬戶經理、工作包經理和項目控製工程師應接受初始培訓，以及年度複習培訓。
 
建議建立一個項目經理資格標準，該標準與企業的每個業務單位及其不同的項目類型相聯係。這將建立企業的能力，根據他們在項目類型（複雜性、規模、持續時間、成本）、監管環境和專業技術流程方麵的多年經驗，為項目任務選擇項目經理。
 
工具（應用程序、工作輔助工具、檢查表、模板和表格）
 
開發和維護一個綜合的項目管理係統，以支持所有業務單位的項目活動，這對於在企業層麵上監測、控製和報告項目工作是必需的。PMO需要提供一個全企業範圍的調度和資源規劃能力，以支持所有業務單位的職能。常見的工具包括調度應用程序、風險管理（蒙特卡洛）應用程序、EVMS處理應用程序、EVMS數據報告應用程序、檢查單、模板和表格。
 
與用戶一起審查流程
 
項目管理過程、政策和程序的審查和社會化是必要的，以確保各業務單位的項目管理人員接受。如上所述，可以通過使用一個由開展項目管理活動的各主要業務單位的知識代表組成的PMC來完成。PMC成員在其業務單位內充當項目管理的 "高級倡導者"，作為PMO的延伸，充當健全的項目管理實踐的倡導者和主題知識的來源。項目管理委員會的成員應該根據他們在項目管理和業務單位任務方麵的知識和經驗來精心挑選。
 
獲得和維持PMO工作人員
 
企業範圍內的PMO有四個潛在的工作人員來源：（1）新雇員，（2）直接任命現有企業工作人員進入PMO，（3）來自其他部門的臨時任務（通過虛線向PMO報告），以及（4）合同人員（根據需要提供企業內部沒有的專業知識或人員）。極為重要的是，為PMO選擇的工作人員以前有豐富的項目管理經驗和以前被指派的項目經理的經驗。常見的企業組織結構和基本服務為4至6名全職PMO人員（PMO的行業平均規模）提供了任務分解，以保持積極的人員配置重點。
 
通過遵循這些技術，企業範圍的PMO將能夠獲得強大的執行管理支持，這對於PMO的成功至關重要，並與更大組織的業務戰略和目標保持一致。
 
應對PMO管理的挑戰
 
如果你是一名合格的項目經理,，清楚多項目管理的數據量很大，因而必須找到適合的技術支持，那麽實施PMO的挑戰不會很難解決 。你可以使用qmchashi PMO軟件來迎接挑戰：
 
1.  建立一個項目管理辦公室
使用 qmchashi PMO 建立項目管理辦公室，包括 a) 報告（信息收集、評估和分發），b) 方法（問責製、合規監控、谘詢、技術支持、培訓和其他組織單位的認證）， c) 管理層（領導內部項目負責人，管理單個項目）等角色。
 
2.  就你選擇的項目管理方法培訓員工
使用 qmchashi PMO 培訓員工怎樣執行任務及項目管理知識和經驗。如果很少以一致和有紀律的方式應用，那麽這裏可能少即是多。
 
3.  一致的優先級別
使用qmchashi PMO 定義優先級別。這優先級別必須得到整個組織的尊重——包括最高管理層——並且與組織的文化、戰略和製度保持一致。
 
4.  實施 qmchashi PMO
qmchashi PMO 支持項目管理的報告、方法及管理規則，以及優先級管理。它構成了將上述要點係統付諸實踐的基礎。它通過為決策提供基礎並為此類決策創造透明度來做到這一點。
 
qmchashi PMO 軟件的顯著優勢在於，它將所有內容保存在一個地方。你可以在一個平台上獲得有助於控製項目工作的所有內容：管理項目、協作溝通、時間跟蹤、團隊管理、資源分配。
 
選擇最適合企業的PMO類型取決於企業的組織結構和業務重點。擁有多個任務和項目類型截然不同的業務部門的企業不妨使用 qmchashi PMO這樣的項目管理軟件提供更好的自動化服務，幫你輕鬆管理大大小小的項目。