製定項目管理計劃的10個(ge) 步驟

2022-12-12

一個協調完美、透明、時間表具體且準確的項目管理計劃，將大大有助於你的項目按時完成。以下是製定項目計劃的10個基本步驟。

第1步：與利益相關者討論計劃和關鍵部分
 
項目計劃由活動文件組成，這些文件為所有直接或間接參與項目的人提供指導。所有的關鍵利益相關者都需要獲得關於項目計劃和規劃流程，包括項目章程、基線和基線管理計劃。這使他們能夠審查和批準與其有關的文件。規劃利益相關者的參與為項目成功墊下了基礎。
 
第2步：界定所有的責任和角色
 
項目文件不太可能被所有的關鍵利益相關者審查。因此，評估所有需要批準項目計劃不同部分的人就變得很重要。這些人包括：
 
● 項目發起人，他們是項目的所有者並將為項目提供資金。他們必須審查和批準項目計劃的不同方麵。
● 項目經理，負責創建、執行和控製整個項目計劃。
● 負責建造最終產品的團隊將參與製定項目計劃的幾個方麵。這些方麵是對質量、風險和設計問題的評估。
● 其他關鍵利益相關者包括采購專家、質量/風險分析師、審計師等。他們需要對項目計劃中與他們有關的特定部分獲得批準。
 
第3步：召開啟動會議
 
這是將主要利益相關者聚集在一起討論項目的有效手段。啟動會議啟動規劃過程。它還有助於在所有團隊成員之間建立信任。在啟動會議上，所有成員的想法都需要被考慮到。
 
啟動會議使每個人都能認識到他們所期望的交付成果。它還應該確保項目獲得必要的支持，從而獲得成功。
 
第4步：製定範圍說明
 
它是與項目計劃相關的最重要的文件之一。範圍說明為項目的所有方麵奠定了基礎，是對項目和其結果的描述。它用於獲得所有利益相關者對項目範圍的一致同意，這在很大程度上減少了誤傳的可能性。
 
範圍聲明有可能隨著項目的進行而改變和增長，包括：
● 業務問題和需求
● 項目目標
● 項目的理由和及時完成項目的優勢
● 項目範圍和可交付成果
● 方法、關鍵裏程碑，以及所有可能受到項目性質和規模影響的部分
 
第5步：製定範圍基線
 
在確認了範圍聲明中的可交付成果後，需要製定一個工作分解結構（WBS），作為項目管理計劃的一部分。它通常是對特定項目中不同可交付成果的分解。
 
WBS作為範圍基線，有三個重要元素：
● WBS確定了不同的項目可交付成果和所有需要完成的工作。
● 將大型可交付成果分解為小型可交付成果的層次結構。
● “工作包”或最低層的編號與不同的活動和任務相對應。
 
第6步：製定成本基線和時間表
 
製定成本基線和時間表的各個子步驟如下：
 
● 確定生成每個工作包或創建任務的WBS所需的所有活動和任務。
● 確定所有任務的資源（如果已知）。
● 對每項任務完成所需的時間表進行估計。
● 通過使用單個資源的平均小時費率來估計每項任務的成本。
● 考慮資源限製，或每個資源實際可用於特定項目的時間。
● 確定任務的相互依賴性和製定關鍵路徑。
● 為所需的估算和任務製定時間表。
● 描述所有資源的選定時間段。哪種資源在做什麽任務，預計花在每個任務上的時間量，以及任務開始和結束的時間。
● 將成本基線發展為分階段的預算，或按時間段確定成本。
 
這個過程可能會有變化，步驟可能會被增加或重複。
 
第7步：創建基線管理計劃
 
確定了範圍、時間表和所有成本基線後，需要記錄下管理所有計劃差異的步驟。管理計劃通常需要審查和批準修改基線的程序。不同的批準級別對於包括不同種類的更改是必要的。此外，必須知道所有的新請求不會導致進度、範圍或預算發生變化。
 
第8步：製定資源計劃
 
清楚地描述每個資源進入或離開項目的時間段。資源計劃是一個典型的圖表，類似於大多數項目管理圖表，如甘特圖。然而，它不顯示開始/結束日期、估算、任務或關鍵路徑。它揭示了資源，以及資源可能留在項目中的時間，還強調對資源的控製。
 
第9步：分析項目風險和質量
 
這兩者構成了項目管理計劃的重要部分，並使項目獲得成功。
 
項目風險：指一個可能發生或可能不發生的事件。對風險的分析包括對特定事件發生的影響和概率的確定和量化。這使項目經理能夠評估和監測哪些風險需要注意。
 
項目質量：確保所有最終產品符合加拿大pc网页版官网的規格。項目質量把重點放在預防錯誤上。質量計劃的製定包含驗收標準、標準和指標的設定，這些都將在整個項目中使用。它構成了所有審查和檢查的基礎，將在項目執行的所有階段使用。
 
第10步：溝通促進成功
 
溝通計劃指：
● 關鍵利益相關者的哪個項目成員需要哪些報告、以什麽格式、多久一次以及使用哪種特定媒體？
● 問題升級的方式和時間範圍。
● 需要儲存項目信息的地方，以及關於誰可以訪問這些信息。
 
一旦完成，將項目計劃的意義和其內容傳達給發起人就變得很重要。它應該包括：
● 審查並完全批準項目計劃的所有方麵。
● 更改計劃中任何內容所需的程序。
● 項目計劃的執行和控製。這還應該包括關鍵利益相關者在未來階段的角色/責任。
 
總結
 
除了上述的關鍵步驟，懂得利用自動化的優勢可促進項目經理的成功。
 
端到端自動化的qmchashi PM項目管理軟件支持利益相關者之間的協作，具有直觀的用戶界麵並提供內置的時間跟蹤和發票，有助於項目規劃過程。
 
該軟件以WBS架構帶動項目計劃與執行的全局掌控，以“動態管理、實時共享”的先進技術實現項目進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進。在qmchashi PM中，計劃與執行處於同步狀態，當前的計劃實時反映項目成員最新的可交付成果及其完成情況。係統內含各種可視化以及計劃定義工具，可幫助企業快速厘清計劃優先級，規劃項目發展較優路徑。
 
與業務互連互通是qmchashi PM的獨具優勢。項目從製定計劃到執行落地的閉環過程都會自動持續跟蹤，做到可控、可追溯，幫助項目經理做好項目管理控製，減輕項目變更或麵臨變化時對項目進度的影響。
 
有了qmchashi PM這樣的項目管理軟件幫助企業實時同步項目計劃與執行，提供可靠的項目信息，預警風險變化，將大大提升項目的成功交付機會。