電子文檔管理對企業(ye) 至關(guan) 重要的4個(ge) 原因

2022-10-28

沒有人喜歡處理文書工作。文檔管理可能是你最不關心的問題，但如果處理不當，可能會給你的企業帶來一些問題。

為什麽電子文檔管理對你的企業至關重要？以下總結了4個原因：

1、高效

擁有一個良好的電子文檔管理係統（EDMS）將幫助你提高內部效率和整體業務競爭力。

沒有什麽比成堆的實物文件和檔案更讓人分心。而且，無法找到你需要的東西最終可能會損害你的聲譽。

電子文檔管理係統將確保記錄不會丟失，並幫助你快速、可靠地獲得需要的任何信息或數據。

2、成本效益高

盡可能地節約成本是任何一個初創企業的關鍵，而電子化的文件存儲是管理所有記錄的一種經濟有效的方式。

人工文檔管理是一個耗時的過程，將這些內部資源和昂貴的員工時間重新分配到更重要和更有成效的任務上，會有助於加強和建立你的業務。

還有與物理存儲相關的成本，特別是當一個快速增長的企業將產生大量文件的情況下。轉向數字存儲將使你能夠經濟高效地管理擴展需求。

3、支持良好的合規做法

企業所處的行業類型將決定你在文件和數據存儲方麵需要遵守的各種規定。

舊文件可能需要保存一定年限，你可能需要證明已遵循某些程序並正確存儲了敏感信息。

電子文檔管理使你不再擔心合規問題，甚至可以設置它以確保在你不再需要記錄時以安全和及時的方式銷毀文件。

4、保護你的業務

電子文檔管理係統是存儲文檔和文件的最安全方式。近年來有許多引人注目的數據泄露事件，你的企業需要用一個安全的係統來保護敏感的財務信息和受信任的加拿大pc网页版官网資料。

它還具有提供異地備份的附加價值，以防辦公室發生任何災難破壞場所的物理和電子文件。

電子文檔管理係統

電子文檔管理對於任何企業的行政職能而言都是一項重要資產。如果你的企業還沒有電子文檔管理係統，盡快開始應用是很有商業意義的。

qmchashi為企業提供強大的電子文檔管理係統，切實做好業務文檔收集、管理、利用，更方便的是可通過PC端和移動端進行快速訪問。

qmchashi EDMS可作為企業的文件庫、知識中心，充分考慮企業業務整合，能夠實現以下功能：

1-中央文檔知識庫

係統提供中央文檔知識庫機製幫助用戶存儲和管理所有的文檔。用戶可按需自定義不同的文檔庫。所有文檔每天同步備份，用戶無需擔心數據丟失的問題。

2-文件夾管理

qmchashi EDMS提供文件夾層級管理機製管理和組織每個文檔庫的文檔。文檔庫的負責人可以利用文檔層級功能來組織文檔，文檔的檢閱者可以根據條理清晰的文檔層級快速方便地找到所需的文檔。

3-文檔審批流程

qmchashi 支持用戶按需自定義多個文檔審批流程，每個審批流程可以有不同的階段，每個階段可以有不同的審批步驟。

4-版本控製

係統支持文檔版本管理，默認檢索最新版本的文檔。用戶也可以根據實際需求檢閱任一曆史版本的文檔。

5-知識管理

qmchashi EDMS支持企業按需自定義知識分類和提供強大的知識索引和搜索機製。並且係統的文檔知識庫可與qmchashi其它應用模塊（如CRM，SRM 以及 PPM）無縫結合，用戶不僅可通過文檔獲取知識，還可通過 CRM，SRM 以及 PPM 的運作獲取一站式的知識與信息。

總結

在當今競爭日益激烈的市場，使員工高效查詢和準備文件，並及時響應加拿大pc网页版官网和合作夥伴的需求，才能成為行業中的佼佼者。使用像qmchashi電子文檔管理係統這樣有效的解決方案，你的企業將能夠更好地管理企業文檔，改善時間管理並提升業務辦公效率。立即聯係我們開始免費試用吧。