項目控製的關(guan) 鍵要素、好處和挑戰

2022-07-13

一個成本高昂、拖延已久的項目與一個在預算內按時交付的項目有什麽區別？在許多情況下，答案是良好的項目控製。

什麽是項目控製？

項目控製是收集和分析項目數據以保持成本和進度的過程。項目控製的功能包括啟動、計劃、監控、溝通和結束項目成本和進度。最終，項目控製是衡量項目狀態的迭代過程，根據這些衡量預測可能的結果，然後在這些預測結果不可接受的情況下改進項目績效。

雖然一個項目可能涉及許多參數，如質量、範圍等，但項目控製側重於成本和進度因素，並持續監測其任何風險。

項目控製的主要目標是將成本和進度與最初計劃的差異降至最低。項目控製的核心是分析情景並提供建議的監控功能的一部分。項目控製為項目經理引入了必要的現實檢查，為項目資源和目標如何隨時間變化提供了更基於數據的視圖。

項目控製的好處

在大型項目中，各種活動部件可能使其難以與初始計劃保持一致。然而，密切監測、分析和監管可以控製這種情況。當正確執行控製時，各種規模的項目（不僅僅是大型項目）都會獲得顯著的好處。

以下是項目控製的一些關鍵好處：

-通過使用KPI及時做出決策的能力降低了項目成本
-提高了成本和竣工日期的項目可預測性
-提高對項目各個階段財務狀況的可見性
-緩解項目範圍蔓延的能力
-通過結構良好的項目為未來項目提供有意義的基準數據
-在固定價格環境下工作時利潤增加
-提高妥善管理和控製項目的聲譽
-與項目管理能力不太成熟的組織相比具有競爭優勢
-提高項目團隊成員的工作滿意度

項目控製中的挑戰

盡管越來越多地認識到控製是一門學科，但企業麵臨的問題是：它在內部的實施情況如何？是否按預期帶來了結果？這些結果是否一致？

當項目失敗時，許多企業最終可能會指責其項目控製的有效性。讓我們看看項目團隊在正確實施控製方麵麵臨的一些挑戰和障礙：

1.高級管理層缺乏承諾和支持

這是最大的挑戰之一。控製不僅僅意味著監控，雖然監控是被動的，但控製是指根據分析和報告主動做出決策。因此，如果沒有領導層提供足夠的權力，這是無法實現的。在沒有自主權和支持的情況下，控製者無法實現他們的目標。許多項目控製團隊往往人手不足或沒有足夠的預算來投資於正確的工具。

2.僅將其視為另一種成本函數

由於除非出現問題，否則控製不會成為人們關注的焦點，因此它們可以被視為間接費用。然而，這遠非事實。對這一主題進行的一項研究表明，雖然項目控製功能成本占項目的 0.5% 至 3%，但其最佳實踐的成本改進範圍為 6% 至 20%。企業可以通過培訓項目團隊和管理人員了解控製的潛在投資回報率來解決這一認知問題。

3.對抗性動態

關注交付和時間表的人們經常以懷疑的方式看待控製和審計等功能。通過建立夥伴關係可以克服的。對於企業來說，將該功能與項目管理的其他領域集成也很重要。項目控製者不是每隔幾周或幾個月就來一次壞消息的人。相反，這個角色應該和諧地融入到項目生命周期中。

4.手動和過時的流程

即使管理層有足夠的支持和團隊對控製重要性的認識，實際實施可能無法跟上項目中的艱巨挑戰。許多企業仍然使用帶有繁瑣電子表格的手動流程來嚐試跟蹤和管理風險矩陣和變更請求。手動操作往往保持孤立並生成不同的數據，而不是整體見解，也不能提供所需的全局可見性。

項目控製軟件的作用

項目控製跨越多個流程並與多個角色交互以確保項目成功。他們需要在整個項目期間始終如一地關注細節，其中一些項目可以運行數年。

過去，使用手動方法來監控和評估項目指標可能是可以接受的。但如今，使用自動報告和基於算法的預測來利用最佳可用項目數據至關重要。項目控製對於大型項目的成功以及整個組織的成功來說太重要了，不能讓手動流程和錯誤成為阻礙。

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