關(guan) 於(yu) 項目采購管理，這些你需要知道

2022-05-27

采購是獲取商品、供應品和/或服務的行為。 因此，項目采購是獲取項目所需的所有材料和服務。 項目采購管理包括用於確保項目采購成功的過程。

項目采購管理包括三個主要過程：
-計劃采購
-進行采購
-管理（或控製）采購

項目管理知識手冊 (PMBOK) 的先前版本包括第四個過程，稱為密切采購，但它已從第六版中刪除。

1、計劃采購

成功的項目采購管理的第一步是製定計劃。這包括以下方麵的規劃：

-項目需要哪些材料和服務？這包括材料和服務的所有規格，如最低質量要求。
-你的公司可以提供什麽，你應該在其他地方購買什麽？這被稱為決策與購買決策。即使你的公司可以在內部做一些事情，外包也可能會帶來好處，比如節約成本、加快交付等。
-對外部采購的合同要求是什麽？
-有規定的交貨日期嗎？
-想要固定價格的合同還是可以報銷的成本？
-是否有關鍵裏程碑要包括在內？
-必須滿足的法律條款和條件是什麽？
-如何尋找所需材料或服務的供應商？
-是否會發布征求建議書（RFP）？
-有首選供應商嗎？
-贏得這項工作的標準是什麽？
-如果所有合同要求都得到滿足，是否以價格為基礎？
-還有其他方法來評估投標人嗎？

在規劃階段，確定合同授予後如何處理變更也很重要。比如，當供應商告訴你他們不能按時交貨時會發生什麽？這個過程的主要輸出是書麵的采購管理計劃，它是項目管理計劃的一個附屬。

其他輸出可能包括：
-RFP表格
-供應商選擇標準
-工作說明
-自製或購買決策
-變更申請表或流程文件
-任何添加到風險登記冊和風險管理計劃中的風險

2、進行采購

這是項目采購管理的執行階段，是在RFP發布、投標收集和選擇的時候。在此階段將進行任何供應商談判，然後簽署商定的合同。進行采購還包括貨物和服務的實際接收和付款。

3、控製采購

控製或管理采購流程的重點是監控和控製項目采購，以確保滿足所有要求。這一過程包括兩個關鍵步驟：
-供應商提供的狀態或進度更新
-對交付的產品或服務進行質量檢查

采購的進度和成本監控也是該過程的一部分。此處監控所有變更及其對整個項目進度和預算的影響。重要的是要考慮，如果一件材料將晚兩周，它將如何影響項目進度的其餘部分？

項目經理的角色

除非你在一個小公司工作，否則你的公司裏很可能有一個采購團隊。因此，很自然地會問他們在項目采購管理中的典型角色是什麽，以及項目經理的責任是什麽。詳細信息將取決於你所在的組織和當前的采購角色。一些公司的采購經理與項目經理一起工作，負責這些過程的大部分。在其他情況下，采購團隊可能隻負責事務性任務。

無論公司的采購管理部門是什麽樣的，以下是作為項目經理的你要負責的一般準則：

計劃過程：作為項目經理，你不會孤立地創建計劃。這可能需要整個項目團隊的投入，包括采購團隊、法律團隊（如有），以及公司內的任何其他相關主題專家。這可能包括估算、財務、計劃、設計或工程、運營等。

控製采購：項目經理通常不進行采購。然而，你仍然有責任確保采購被適當地執行。這意味著你需要了解采購的狀態。如果某些事遲到了，你需要知道它是如何影響你的項目進度的，並適當地緩解它。

如果部門要求之間存在衝突，則由你自行解決。

項目采購管理解決方案

采購管理是一項極其複雜的工作。錯誤放置的文件、不受監控的成本和緩慢的審批周期最終可能會影響項目或花費您的業務資金。這正是qmchashi PM項目管理係統真正可以提供幫助的地方。

○實時跟蹤

所有采購數據都會反饋到有關預算、進度和承包商績效的實時報告中——這意味著管理人員可以靈活敏捷，並在問題變成更大問題之前盡早解決問題。

○自動化工作流程

跟蹤采購訂單、發票和采購申請，都可以通過qmchashi PM軟件完成。將這些信息保存在係統上還可以確保你按時將信息發送給正確的人，並提供準確的信息。

○360度視圖

qmchashi 提供從預算和質量標準到法律合規信息和截止日期的所有內容的 360 度視圖，幫助你減少潛在問題的可能性。每一個信息都可以通過一個儀表板進行跟蹤，你可以在易於理解的圖表中顯示數據。

用正確的工具武裝自己將使采購管理更容易。qmchashi PM將所有這些信息集中在一個平台中，可以更輕鬆地輕鬆管理多個文檔和工作流程。所有這一切同時確保項目從頭到尾順利運行。更多詳情，聯係我們即可申請產品免費試用。