這六個(ge) 耗時且非增值活動，有損你的項目

2022-03-02

項目管理中的“浪費時間”被定義為項目生命周期內所有合作者執行的低附加值任務的總和。這種浪費在大多數企業中普遍存在。這種浪費的產生原因是什麽？但最重要的是，如何提高低附加值工作的生產力？

1-報告

報告可能是最重要的任務之一，但也可能變得非常耗時：手動收集信息，對各種報告和項目指導委員會的數據進行核對並格式化。從Excel文件和本地文件中積累的信息會導致不準確、冗餘、丟失、不可用、未知或過時數據的增加，從而導致報告缺乏可靠性。

項目團隊成員報告平均每周花一天的時間為指導委員會或項目跟進準備報告。標準化報告流程並采用工具集中信息很有必要。

2-工時表

沒人喜歡填寫工時表，但工時表對監控項目必不可少。用戶需要花時間處理他們的工時表，而項目經理和資源經理則必須花時間進行管理。

工時跟蹤對於確保所有項目團隊成員正確報告他們花費在項目、超出範圍的任務、假期等內容上的時間非常重要。工時表自動化可以節約你的時間，允許團隊更多關注增值活動。

3-搜索項目文檔

項目團隊成員經常報告說，每周花一天以上的時間搜索重要的項目相關文件，如模型、關鍵指標和財務信息。最近的一項研究表明，對於35%的公司來說，缺乏“集中的文檔交換係統”是基本的業務問題，並且經常導致購買項目管理軟件。建立一個集中的數據庫可以簡化和加快文檔搜索。

4-溝通不暢或缺乏溝通

在數字和社交網絡的時代，雖然溝通渠道眾多，但很難相信項目經理會浪費時間尋找和傳遞信息。超負荷的郵箱、持續不斷的電話、會議……所有的交流方式吸收著你每天的時間。在文件方麵，必須集中溝通才能真正有效。

5-大量的工具

你可以在成千上萬的協作工作工具中進行選擇，以簡化工作。但這可能會讓我們浪費時間。你的資源在你的 ERP 上填寫他們的時間表和缺勤；在沒有考慮任務的計劃工具中分配任務；在內部聊天工具上共享文檔並通過電子郵件驗證決策……當然，這些工具都沒有相互集成。

就像文檔搜索一樣，集中化是關鍵。重要的是隻選擇一個工具來集成所有項目管理的工作。

6-手動任務管理

缺乏大量簡單和重複任務的自動化，例如管理工時表、溝通任務分配和監控項目活動的執行。有調查發現，62%的公司認為“工時/項目成本錄入”是導致項目管理軟件采購的主要問題。

項目管理軟件的基本功能是將常見的低附加值任務自動化，例如工時表管理、工作分配溝通、執行跟蹤和驗證、提醒和相關通知。

消除項目浪費的最終解決方案

項目團隊執行的低增值任務比高增值任務的工作量大得多。因此，最好將生產力工作集中在低附加值的工作上，以提高整個項目的生產力。

解決所有這些問題的一個簡單的解決方案是采用一個投資組合和項目管理軟件，比如qmchashi PM，它集成了上麵提到的所有功能，比如信息、文檔、溝通手段和簡單任務的自動化。

○ 提高項目優先級和可見性，在項目生命周期內進行持續監控和狀態報告
○ 全麵有效地管理項目成本預算，並實時跟蹤和匯總實際的收入和成本
○ 確保業務目標和項目投資在項目組合和項目群級別上的一致性
○ 自動檢測項目各種係統性風險及其影響，提供問題上報機製
○ 對可交付成果的查看與審批進行迭代管理，有效幫助迭代需求溝通

qmchashi PM最方便之處在於，管理者可在一個頁麵管理整個企業的所有項目群與項目。所有項目的需求信息會實時自動地匯總以確保信息的及時性與準確性，並且可以層層展開以深入了解具體的來龍去脈。

清晰、實時和可靠的信息讓項目參與者更加誠實，每個人都會把精力集中花在解決問題和提高效益上，有助消除項目浪費。更多好處，聯係我們申請免費試用體驗吧。