如何執行一個(ge) 項目？

2022-02-08

項目執行意味著你要卷起袖子，就項目計劃中羅列的事項采取行動。簡單來說，你要執行這些策略，從而完成項目。

執行是典型項目生命周期的第三步，總共有四個(ge) 階段：啟動、計劃、執行和結束。你可能會(hui) 認為(wei) 執行階段是整個(ge) 過程中最容易的事情，但實際上很多團隊都在執行階段苦苦掙紮。

是什麽導致了執行差距？

你知道如何為你的項目製定策略和計劃嗎？當你無法對策略和計劃進行跟蹤並實現目標時，執行差距就會出現。

執行差距十分常見。導致執行差距的潛在原因有很多，比如目標和時間安排過於緊湊，項目願景或目標不清晰，甚至缺乏關鍵參與者的支持。

其中最大的原因之一與項目資源有關。資源是你完成項目所需的物資，可以包括特定部門或團隊成員、時間和實際材料。

當計劃項目時，我們很容易脫離現實進行思考，就好像隻要參與項目，項目就是每個人唯一的焦點。

但在實際項目中，這是行不通的。資源比我們計劃項目時所想象的要緊張得多。你必須去競爭或優先安排所需資源，有時你還得等資源。這些瓶頸破壞了你最初製定的計劃和時間表。

更糟糕的情況是，這會徹底摧毀你的項目。項目管理協會調查發現，21%的項目因資源有限或負擔重而失敗。

項目執行策略的實現

如何一勞永逸地縮小差距？你可以用以下策略來推動團隊的項目執行力。

1.確保一開始就達成共識

如果你一開始就不明白為什麽要這樣做，執行起來就很困難。然而，隻有55%的項目參與者認為，他們清楚項目的商業目標。

在項目開始之前，你需要讓所有人達成共識。從有效的啟動會議開始，你可以討論項目的目標和實現目標的計劃。留出足夠的時間來回答問題，這樣你就能主動解決問題或擔憂。

最好創建一個項目協作文檔，概述你的項目正在解決的問題、範圍和潛在的知識差距。這是一份動態文檔，可以隨著項目的發展而發展。

畢竟，成功的項目執行並不意味著，你的計劃不能隨著你的學習和進步發生改變。事情仍然會發生，你需要靈活處理。

2.計劃項目交接工作

當你計劃跨職能項目時，很容易假設在團隊之間移動項目是無縫的，簡單的。但現實比你想象的要複雜得多。實際上，有時將項目移交給另一個團隊會有很多的摸索。

這是因為其他團隊不能立即介入項目。記住，當你計劃時間表時，要為交接預留一些緩衝時間。這會給即將到來的團隊一點時間來跟上進度。

讓其他團隊了解項目狀態的更新、變更等信息，這樣輪到他們接手時，他們就不會盲目行事，也讓他們對事情的進展有了一點了解。

3.不要忘記多米諾骨牌效應

你的項目將依賴和競爭有限的資源。這就是為什麽你需要在計劃階段發現任務或資源依賴，這樣你就可以在過程和時間表中考慮它們。

例如，在你的項目中，是否有一個步驟是在其他前置任務檢查完畢後才能完成？這就是任務的依賴。公司的項目專家的日程安排是否真的很有限，而你卻受製於他的工作量？這是需要考慮的重要資源依賴性。

積極計劃這些事情可以幫助你執行更加天衣無縫的項目，特別是當你考慮項目失敗的常見原因時：

-資源預測不足（23%）
-資源有限（20%）
-任務依賴（11%）

你也可以使用關鍵路徑方法（CPM）來確保時間表符合實際。這聽起來像是一項艱巨的任務，但實際操作起來卻很簡單。

總的來說，你需要確定項目中最長的依賴任務行。把它們想象成一排多米諾骨牌。如果在這條關鍵路徑上發生延遲，它將阻礙整個項目。這可以幫助你知道哪裏有喘息的空間，哪裏需要盡可能地遵守時間表。

4.定期檢查進度

你已經製定了項目計劃，還分享給了團隊成員，現在可以假設一切都會落到實處。不過，你也需要經常監控進度，並在必要時加以糾正。你不僅需要在日曆上列出項目啟動和總結會議，還需要安排定期的簽到。

在這些會議中，你可以處理問題，消除困惑，繼續將你的項目推向正確的方向。你也可以詢問團隊關於項目進展的反饋，讓所有人都感覺到自己的價值。

如果你在項目一開始就建立信號和措施，那麽這些會議也是個徹底評估進展的機會。

5.正確軟件的重要性

很多公司的項目執行活動都是在電子表格、word 文檔和電子郵件中離線管理的。如果有一個係統來管理所有這些會怎樣？

qmchashi PM項目管理軟件是一種交易業務係統，它提供了一個框架來管理項目的工作。這樣的係統無縫集成了項目的運營和財務，因為它們在執行項目時是相互關聯的。你可以從任務和活動的角度以及收入、現金流和利潤來管理項目的執行。

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