什麽(me) 是項目溝通管理?

2021-11-01

項目溝通管理是一係列過程的集合，這些過程有助於確保正確的人員發送、接收和理解正確的信息。項目溝通管理流程如下：

○規劃溝通管理
○管理溝通
○監控溝通

如何製定項目溝通管理計劃？

項目經理需要清楚地概述他們將如何管理項目之間的溝通。這可以通過創建項目溝通管理計劃來實現。

在創建計劃時，項目經理應該遵循以下五個步驟：

○確定你的目標：你溝通的目的是什麽？你可以使用一些溝通工具來提高意識，例如狀態報告。其他的可能需要采取行動，例如要求讚助者批準支出或要求加拿大pc网页版官网批準項目測試。

○確定你的受眾：誰是這個項目的利益相關者？你應該把所有涉及的人都列一份詳盡的名單。考慮所有受項目影響或影響項目成功的人。這個列表應該包括團隊成員、讚助商、加拿大pc网页版官网和其他相關方。

○寫下你想要傳達的信息：每一種交流的信息是什麽？這是要共享的實際內容。需要溝通的關鍵部分包括範圍、進度、預算、目標、風險和可交付成果。

○選擇你的渠道：消息將如何傳遞？它會是一份通過電子郵件發給所有利益相關者的正式報告嗎？還是在團隊會議上進行非正式的口頭匯報？

○設定一個時間表：你什麽時候傳達你的信息？你的利益相關者需要每周或每月的報告嗎？有最後期限嗎？考慮一下不同的時區和員工時間表。

你的項目溝通管理計劃應該足夠詳細，包括你為什麽要發送信息、發送給誰、發送哪些具體信息、如何發送以及何時發送。

讓你的利益相關者參與這個計劃的創建是很重要的。你需要了解他們的偏好和期望。如果你過度溝通，他們可能會停止關注你。但是，如果你溝通不足，可能會導致誤解和問題。

管理項目溝通

一旦項目溝通管理計劃被創建並批準，項目經理的工作就是確保它的成功執行。這意味著計劃需要定期審查和更新，以反映對項目或利益相關者的任何更改。

項目經理還必須管理項目溝通管理計劃的執行。這包括：
○數據的收集和分析
○為溝通創建信息
○溝通信息的傳輸或分配
○儲存任何通訊報告、檔案或文件
○檢索任何存儲的溝通
○在項目結束或設定日期後處理任何舊的溝通

監控項目溝通

這一過程包括在整個生命周期中監控和控製項目交流。可能包括確認以下事項：
○通訊按計劃進行
○他們被適當的利益相關者接受
○信息被理解
○任何相關的反饋都提供給適當的項目成員

實際的監控類型，包括方法和頻率，應該是項目溝通管理計劃的一部分。

如何在項目溝通管理中取得成功？

良好的溝通是項目成功的關鍵因素。事實上，溝通不暢是項目失敗的主要原因之一。項目溝通管理確保不會發生這種情況。

成功的項目經理在各種渠道上使用正式和非正式的溝通方法。這有助於增加消息被接收的機會。使用簡單的語言，堅持相關的主題，保持信息簡潔，把所有的信息都包含在一個地方，以減少溝通失敗的機會。

以下溝通管理技巧也可以增加項目經理成功的機會：
○較強的積極傾聽技巧
○熟練的寫作技巧
○優秀的口語能力
○提出問題並探索更多的信息
○設定和管理期望
○激勵人們參與其中
○解決衝突的技能
○總結和複述你所聽到的內容的能力

溝通不暢可能會扼殺一個項目，改善溝通能使項目成功最大化，風險最小化。此外，如果項目經理能夠使用現代的項目管理軟件與項目涉眾人員進行有效的溝通，這意味著他們團隊將獲得更多的項目溝通技巧。

使用qmchashi PM這樣的項目管理軟件可以幫助你在項目管理溝通中更好地協調團隊。不論是人員申請、審批還是驗收等請求，你都能通過軟件實時收到通知並提醒你事項的進度與反饋。

你也可以針對項目目標，責任，期望和反饋進行清晰的溝通。qmchashi PM實時跟蹤項目信息，自動檢測項目質量及風險，一發現異常馬上預警，為你在麵對問題時能有更多補救的時間。

而且，團隊成員和利益相關者可以在係統內對項目某一任務或結果發起討論或即時聊天。項目文檔資料、項目成員都在同一係統上，不需跨平台操作，來龍去脈一目了然。這樣針對性的溝通更有效率，對項目順利執行至成功交付很有幫助。