qmchashi：如何正確使用工時表管理項目？

2021-08-24

當你管理具有許多不同資源的項目時，工時表管理是必不可少的。其提供了工作量概覽並允許更好地監控項目，對項目經理和員工都很有用，還有助發現項目管理的好處。

什麽是工時表？

項目中的工時表是一個圖表，允許項目經理查看每個團隊成員的工作量、他們分配的時間以及每個項目活動的剩餘時間。 一旦團隊成員驗證了“工作時間”，項目經理就可以將其整合到項目日程中，然後自動重新計算完成活動的剩餘時間。

工時表對項目經理的好處

1、確定項目團隊成員的可用性

使用工時表，你可以輕鬆地在可用性最高的團隊成員之間分配工作量。分配給每位員工的任務在時間上都有明確的標識和量化。 項目管理得到簡化，同時保持有效。

2、監控用戶的進度以預測可交付成果的延遲

工時表記錄了有關項目完成期間發生的任何延誤的有價值的信息，例如 執行任務時出現意外困難，員工因緊急會議而缺席或缺勤。工時表可以更輕鬆地重新分配工作負載以補償這些延遲，從而滿足最初的截止日期。

3、從花費在項目上的時間估算項目的成本

工時表是估算項目成本的絕佳工具。 每個元素都根據花費的時間進行評估； 因此，能夠在項目執行期間的任何時間將預測與現實進行比較，從而促進了項目的管理。

工時表對員工的好處

1、確定一段時間內的工作量

對於員工來說，就每項任務所花費的時間而言，工時表是一種有效的自我調節手段。 通過了解一段時間內的工作量，還可以更輕鬆地提前計劃。

2、及時了解項目每個階段花費的時間

定期更新工時表可以讓員工在截止日期前準確跟蹤他們的工作進度。 它可以表明主要項目活動和/或每項特定任務所花費的時間。

3、預測任務的延遲並將其提交給項目經理

通過工時表，員工可以實時通知項目經理正在取得的進展。 在出現延誤的情況下，經理可以更改工時表或將緊急任務重新分配給可用員工。

如何創建工時表？

有多種方法可以創建和使用工時表。最簡單的是紙質工時表，但會引入諸如丟失時間表和難以搜索的檔案等問題。

電子時間表可以在 Excel 表格中製作，可以節省時間。但是它可能無利可圖，因為需要花費更多時間來輸入數據和通過部門管理工時表。

最好的選擇是工時表管理軟件，可實時顯示你團隊的記錄時間。qmchashi PM將工時表軟件與尖端的項目管理軟件結合在一起，提供一個全麵的工具來滿足你的項目和時間管理需求。

○項目與非項目工時管理

企業通過qmchashi工時表軟件可自定義項目與非項目的工作類型，企業可根據不同類型追蹤員工的時間、閑置時間與使用率，讓企業員工在項目中的計劃與實際工作量，第一時間了解偏差。

qmchashi PM將人員的工時表與財務費用核算關聯，並不僅僅是工資單，可以實時了解項目成員與項目績效，項目賺錢虧錢一目了然。

○資源日曆管理

資源日曆是管理資源的關鍵工具。qmchashi支持資源類型，資源組甚至每個資源按需設置相應的資源日曆以定義他們的工作時長和假期。上司可查看其下屬的日曆及假期，通過日曆可了解資源工作安排，或直接在日曆頁麵下派工作。

○自動生成任務和項目工時

在每個工時周期 qmchashi 會為每個資源自動生成工時表。加上 PM 模塊，qmchashi 可以自動地把資源在工時周期內的任務和項目活動推送到工時表頁麵。

如果資源已被計劃分配或已分配到項目活動，qmchashi 會自動把計劃分配或已分配的時間信息推送到工時表頁麵，以便資源快捷方便地查看所有的工時，提高效率。

○自定義搜索與報表

qmchashi工時表提供強大搜索機製，企業可按資源、部門、工作時長、項目、工作類型、某一時段及審批狀態等不同條件查找所需的工時信息，實時搜索與查看，查詢結果可導出成Excel或PDF。

工時表管理是使項目取得成功的關鍵組成部分。項目經理需要準確監控項目的時間，以降低成本並保持進度。你的工時表軟件做得越好，對你的項目就越好。