顧問采訪：項目跟蹤要跟蹤什麽(me) ？

2021-06-17

對於許多參與項目管理的人來說，管理人力資源、分配時間和成本、提高團隊績效、應對問題、降低風險是一個個艱巨的挑戰。在這方麵，項目跟蹤活動將很有幫助。 為了成功交付項目，你需要了解如何跟蹤項目以及需要監視哪些項目。對此，高亞科技（廣州）有限公司開發經理Polaris有一些值得參考的見解：


Q1：什麽情況下需要項目跟蹤？

Polaris：在日常工作中，我們經常處理多個項目工作，資源存在交叉。這時假設有一個項目A沒有按期完成，導致項目A上的資源不能按期釋放，投入到下一個項目，從而產生多米諾骨牌效應，最終可能導致後續所有項目均延期。

如果我們在項目A執行過程中做好項目跟蹤，那這將是另外的結果，例如：
• 在執行過程中發現前期計劃與實際不符，投入資源不足，則可以提前申請資源保證項目按計劃正常完成。
• 在執行過程中發現某個關鍵裏程碑存在差異，可能導致後期返工，則可以提前安排處理解決，保證計劃不受影響。
• 在執行過程中發現前期計劃與實際不符，且工作相互依賴，無法通過補充資源解決，隻能加緊跟進力度，保證項目A按質按量的同時也需要著手重新安排其他項目計劃資源，避免其他項目受到影響。

項目跟蹤是為了保證項目正常執行並完成，但其作用不僅僅是監控項目是否正常運行，更重要的是通過監控跟蹤可以盡早發現問題，當出現風險時能及時采取糾正措施，最大程度減少負麵影響。

Q2：項目跟蹤主要跟蹤什麽？

Polaris：項目跟蹤相當於項目監測，項目各級管理人員根據項目的規劃和目標等，在項目實施的整個過程中對項目狀態以及影響項目進展的內外部因素進行及時的、連續的、係統的記錄和報告。

一些普遍的觀點認為，項目跟蹤主要針對計劃、任務和項目成員三個方麵，是為了了解項目的實際進展情況而進行。比如，了解成員工作完成情況，了解整個項目計劃完成情況等內容。但我認為這是不夠全麵的，比如成本管理，記錄監控人工成本、材料成本等，提高資源使用率；比如溝通管理，可以讓項目經理及時獲取最新項目情況，同時發現並解決問題；比如風險管理，做好風險把控，將問題解決在萌芽狀態等。

正如PMBOK指南中列出項目管理的十大知識領域，都是可能影響項目進度的內外因素，是項目跟蹤需要關注的。

Q3：有什麽項目跟蹤工具推薦嗎？

Polaris：項目跟蹤活動看起來繁雜瑣碎，但qmchashi PM項目管理軟件都可以幫你輕鬆實現。軟件本身就嚴格按照PMBOK項目管理的十個知識領域管理設計，時刻關注項目的最終目標，有助跟蹤整個項目管理流程，確保項目按質按量完成。qmchashi PM主要的跟蹤內容包括：
（1）項目目標
（2）項目發起人及相關利害關係人
（3）項目計劃
（4）項目範圍
（5）項目進度
（6）項目資源
（7）項目依賴
（8）項目交付質量
（9）項目合同
（10）項目預算和實際成本
（11）項目問題
（12）項目變更
（13）項目風險

這些模塊相互關聯依賴，組合成一個強大的qmchashi項目跟蹤管理係統，幫助項目經理調整工作安排，合理利用資源，促進項目交付成功。