如何同時管理項目進度和項目期望？

2021-03-22

管理項目進度非常重要。但是，期望可以改變項目發起人對項目的看法，並且看法是現實的。因此，能夠同時管理項目進度和人們的期望很重要。

項目進度管理涉及跟蹤大多數活動事項。大部分項目涉及多名團隊成員，他們(men) 負責同時處理項目的不同方麵。你必須監管預算、範圍、計劃、資源、待完成任務等要素。準確而有效的監管能讓你遵循時間表，在過程的早期階段識別問題，確保項目取得成功。

 
理清期望
 
要想有效管理項目進度，你就必須搞清楚你的目標。為了實現目標，你首先要有一個定義項目範圍和任務的可靠計劃，還需要涵蓋所有內容的時間表。在分解項目時，你需要知道項目的目標和可交付成果，以及實現它們的方式。你還需要知道每項任務的大概完成時間以及誰處理項目的哪個部分，這樣你就能確保實現目標和可交付成果。在項目過程中傳達清晰的期望，有助於你的團隊保持進度，使監管更加容易。

設置定期監管時間間隔

在監管過度和監管過少之間尋找平衡常常是一項挑戰，尤其當你還是個項目管理新手的時候。如果你不斷監管團隊成員，或者期望他們每天向你匯報，這感覺就像你在對團隊進行微觀管理，你不信任他們。如果監管的時間間隔過長，當你發現項目已經落後於計劃或遇到重大障礙時，可能為時已晚。

計劃每周的監管對許多項目來說十分有效。有些項目每兩周或每個月監管一次效果最好。其他項目可能需要更頻繁的監管，倘若周轉時間很短，或者時間表不能改變太多。設置符合你的需求和項目時間表的時間間隔，並向你的團隊傳達這些報告預期。

選擇收集數據的方式

關於收集數據，首先你要知道如何從團隊中獲取信息。你可以要求項目參與者進行自我報告，但你可能會花費額外的時間提醒人們與你聯係，或跟蹤項目進度的細節。有個簡單的方法可以幫助所有人記住並確保你得到你所需要的信息，那就是在指定的時間間隔召開站立會議。這也許意味著，你會參加短暫的每周會議，會中每個人報告進展。這些會議也給你提供解決問題的機會。確保會議簡短，切中要點，盡可能提高效率。

關於收集數據，你還要決定如何跟蹤數據。你既可以使用電子表格，又可以使用項目管理軟件來保持一切進展順利。一旦你選擇了其中一種方法，你就要始終如一地使用它，這樣它就能成為保持一切正常運行的可靠資源。如果多人輸入數據或對電子表格進行更改，請為這些更改設置指導方針和標準，確保電子表格的一致性。
 
調整期望

項目進度的監管還涉及基於你所收集的信息，根據需要調整期望。如果你在監管新軟件產品的開發，初始編程的延誤會要求你為項目的其餘部分調整時間表。同樣，如果測試階段比預期更快，bug比往常更少，那麽你可以比預期更快地交付軟件產品。

錯過某項任務的截止日期，整個項目的時間表就會被打亂。例如，你正在開發一個新的培訓項目，在負責人完成大綱和內容製定之前，為新課呈現製作幻燈片的人無法完成工作。開發軟件過程中，開發人員完成產品的創建後，測試人員才能開始工作。
 
如果實際進展與預期進展不一致，那麽是時候評估情況，看看哪些需要做出改變。你可能不費力氣就能趕上進度並保持進展。不過，你也可能需要推遲交付日期，或對項目預期進行其他變更，從而解釋差異。

如何更好管理項目進度和項目期望？

如果使用正確的工具和溝通技術，管理項目進度及期望將變得很簡單。

qmchashi PM項目管理係統麵向實時交易，通過易用的視覺工具、圖表和數據交流信息管理項目進度及期望，使團隊每個人都在同一頁麵上，實現無縫協作。


1、實現最大限度的可視化

你可使用qmchashi PM創建資源分解和項目時間表的可視化表示。

通過qmchashi係統，項目團隊可以清楚了解已經完成的情況、正在做的以及後續將有可能需要做的事項。分配新任務（受加拿大pc网页版官网需求的啟發）時，qmchashi PM能夠評估團隊當前的工作量，因此你很容易就能評估額外任務對團隊當前生產力的影響。

2、與利益相關者保持溝通

qmchashi PM通過以下功能與利益相關者透明地傳達項目期望和管理項目進度：

▪使狀態報告易於訪問。為利益相關者提供你自己的項目儀表板視圖，該視圖可顯示最新數據，並保留不可更改的完整性數據。

▪集中所有注釋，文檔和資源。將它們全部添加到係統數據庫中，你可以根據需要搜索。

▪設定過程目標。項目目標集中在最終產品上，而過程目標則基於到達目標的過程。通過具體的過程目標（例如各個任務的截止日期）與利益相關者建立期望，以便他們了解你的團隊從頭到尾的實際情況，同時也方便跟蹤項目進度。

積極地管理期望和進度會獲得成功的項目、滿意的利益相關者以及加拿大pc网页版官网和團隊。現在就申請qmchashi PM免費演示，看看如何在各個項目階段快速、輕鬆地管理好項目。