公共事業(ye) 單位為(wei) 何要使用電子招采策略？

2020-10-14

公共事業企業在發展過程中，遇到的最大問題往往是招采流程的管理問題。隨著技術升級，公共事業企業逐漸采用先進的電子招采技術和策略來改善招采流程。

先進的電子招采技術功能包括采購申請創建和工作流工具、訪問供應商產(chan) 品目錄、采購訂單創建工具、訂單生命周期管理以及與(yu) 會(hui) 計和ERP係統的集成。如現代電子招采軟件qmchashi SRM便可在采購到付款（P2P）的許多領域提供廣泛的控製，包括審批工作流。通過這種控製，管理員可以創建詳細的路徑流程和審批順序，以便快速發送文檔，同時維護敏感財務數據的安全性。公共事業(ye) 企業(ye) 還可以配置基於(yu) 角色的係統訪問權限，或按支出類別限製某些購買(mai) 。

除了控製支出，像qmchashi SRM這類電子招采解決方案還提供平台上進行的所有活動的完全可見性。審計跟蹤記錄涵蓋采購申請和采購生命周期，管理員和審批者可隨時實時查看審批狀態和訂單狀態。這消除了P2P生命周期中經常出現的人工流程盲點，有助於在未來的審計中協助實現合規。


除此之外，qmchashi SRM電子招采平台的使用非常便捷，它提供廣泛的API接口，能與現有的財務係統集成。當用戶創建采購申請時，他們可以利用ERP中已經存在的信息，例如部門、總帳科目和供應商數據。 企業還可以控製哪些帳戶代碼可以使用並設置默認值，從而減少自訂單生命周期開始就出現的數據錯誤。

以下詳細介紹了電子招采功能改善公用事業公司招采業務的4種方法：

預算管理

公共事業單位曆來使用以預算和項目為基礎的采購策略來幫助他們控製財務狀況。然而，事實證明，在不斷增加的內部壓力下，在部門預算縮減的情況下，這種方法不再適用。相比之下，針對公共事業行業的需求而量身定製的電子招采解決方案，企業能夠在費用產生前看到采購對預算的潛在影響。當超出預算限製時，電子招采解決方案會顯示警告，或通過特殊審批工作流發送采購申請。

項目管理

對於具有大量基於項目采購的公共事業公司而言，另一項必要的招采功能是針對項目設置采購申請的能力。該軟件自動將購買請求與項目管理係統和其他財務係統中基於項目的活動聯係起來。這種自動化功能使請求者和購買者可以保持遵從性，並實時查看其項目。采購解決方案應提供本地的項目管理功能，與第三方項目管理係統的合作關係，或與加拿大pc网页版官网現有的項目管理係統連接的集成功能。

可持續的招采模式

消費者期望的轉變極大地改變了公共事業行業內外的商業環境。在某些領域，沒在本地市場上經曆過激烈競爭的公司，現在正設法留住加拿大pc网页版官网，這些加拿大pc网页版官网對如何以及從何處獲得公共事業有新的選擇。

為了在競爭激烈的環境中生存，公司必須做的不僅僅是改變其尋源和提供服務的方式，還必須在其業務所有領域采用一個更環保和可持續的模式。使用qmchashi SRM電子招采軟件不僅能降低成本，還能通過減少紙張消耗來降低公司的成本。

戰略性招采

使用人工流程管理招采通常需要更多時間，這些時間不僅用於執行基本的招采功能，而且還用於解決因缺乏可見性和對支出的控製有限而引起的問題。

在這個行業不斷變化的環境中，公共事業公司必須具有創新精神和競爭力，這樣才能保持生存。處理因招采效率低下而引起的問題，不應成為實現其計劃和目標的障礙。通過消除人工流程和實現招采自動化，公司可以將勞動力和資源從低價值的任務解放出來，重新分配到更具戰略性的計劃中。對於一些公司來說，將重點從戰術性招采轉移到戰略性招采的能力可以大大鞏固其業務的未來。

公共事業單位采用電子招采策略，標誌著企業邁向信息化發展，通過電子招采策略，有效規範事業單位采購行為，防止腐敗現象滋生。