關(guan) 於(yu) 招采策略，物業(ye) 管理團隊最應該知道的五件事

2020-08-28

製定正式的招采策略對物業管理團隊來說至關重要。在統一采用的情況下，清晰定義的策略和流程有助於控製所有部門的日常開支，並對業主的收入來源有益。

如果你正在尋找讓所有多戶型房產利益關係人受益的方法，你可以看看你的庫存和供應政策。每種產品和服務都直接影響盈利能力。

在不影響服務和質量的前提下削減成本非常重要。從更換電器到磨損的廚房小橡膠水龍頭墊圈，所有這些都必須以最經濟、最有效的方式購買和安裝，實現效益最大化。


以下五條建議，有助於你製定明智的物業管理招采策略，減少開支和增加利潤。

第一條：就總量折扣進行談判。

按需供應品通常比通過批量庫存和補充計劃購買的物品要貴。每次你因墊圈或數值需求而跑到五金店時，燃料、工時和車輛磨損等方麵的額外費用就會增加。另外，如果必須訂購零件，要注意維修的延遲對租戶和業主的影響。

第二條：指定一個招采控製中心——即便把任務分配給一個員工也能完成。

加強控製能夠改進一致性和問責性。精簡的招采係統可以減少獲取不合格供應商的報價所花費的時間，確保你的房產總是能從預先審核的供應商和承包商那裏獲得優質的服務或產品。

第三條：年度流程審核確保租戶服務的連續性和業主更高的利潤率。

無論是在日曆年交替之際，還是在財政年度的開始，每年都要讓招采團隊回顧上一年的情況。使品牌、更換零件、辦公用品和其他消耗品標準化能夠節省儲存和補充供應品所消耗的時間和金錢。
 
這也是評估外部服務的總額折扣和承包商協議的好時機，這些服務包括景觀美化、暖通空調維修、租戶責任保險範圍和其他不由內部員工提供的服務。
 
第四條：維護質保跟蹤係統可以消除不必要的設備購買。

你的招采部門應有一份包含所有設備的完整清單——車輛、內部設備、安全係統組件、辦公設備、計算設備等，包括序列號、購買日期、保修信息和其他相關數據，這些數據能夠表明有關維護和保養的細節。在你訂購一台新冰箱之前，請檢查保修期，如果可以，請辨認出獲得正式授權的維修中心。

使用電子表格跟蹤設備和供應品，對質保跟蹤計劃進行了補充，從而加強了內部控製。

我們身邊都發生過會議室的筆記本電腦突然找不到了，或者辦公用品無故短缺的事件。因而你的招采團隊應該知道購買的物品在房產中的具體位置，並且能夠通過序列號或其他識別標簽來核實驗證它的移動。
 
第五條：會計辦公室不是模棱兩可的地方。

為超過設定閾值的任何商品或服務啟動采購訂單係統。根據物業管理公司的規模，可能是50美元或100美元，或者你真的想控製運營費用，你可以要求所有采購都需要管理層批準或有招采訂單。
 
調整采購費用和分配費用必不可少。在付款前，每張發票必須審查的內容如下：
 
——價格不一致/差異
——未經批準的費用
——明確界定的到期日和滯納金政策
——收費明細
——正確的訂購數量/收貨數量
——授權（表明下單者身份的簽名或雇員姓名）
 
花一分鍾時間停下來想想：如果你的銷售利潤率隻有10%，而你削減了5%的開支，那就產生了50%的利潤增長。當然，物業管理的會計結構並不完全像零售商店那樣運作，但關鍵是：消除與日常運營相關的不必要成本會對利潤產生巨大影響。
 
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