能做好多項目人員分配的項目經理，都知道這些技巧！

2020-08-12

許多企業(ye) 會(hui) 同時開展多個(ge) 項目，項目成員通常同時活躍於(yu) 數個(ge) 不同的項目。因此，全麵的項目資源規劃在多項目管理中非常重要。相同的資源在不同的部門和不同的項目經理之間共享時，資源調度就會(hui) 變得複雜。

不同項目競爭(zheng) 領導層的優(you) 先權時，情況也是如此。原因是這容易引起團隊之間的衝(chong) 突，對計劃進度產(chan) 生影響，還會(hui) 耗盡最佳資源。

項目管理者需要積極管理任務，不僅(jin) 僅(jin) 是一個(ge) 項目的任務，而且是所有項目的任務。下麵qmchashi分享10個(ge) 多項目人員分配及管理的技巧，幫助項目經理在資源有限的情況下，實現多項目同時開展，並保證項目如期完成。

 
1、將重疊最小化
 
你可以這樣安排：一個項目花幾天時間，然後在另一個項目上花一點時間，之後在第一個項目上花一周時間，以此類推。看起來項目成員好像跳來跳去，但實際上這是避免讓他們同時處理多個任務。
 
施瓦茨在《哈佛商業評論》的一項研究顯示，如果你在完成主要任務時被其他事情打斷，任務的完成時間就要延長25%。同一天內，如果你能盡量減少團隊成員在不同項目之間切換的次數，他們的效率就會提高，就能更快地完成任務。
 
2、安排好繁忙時間
 
所有項目都有活動高峰期。你可以從資源需求中找到這個時間段——通常在項目交付/構建階段和測試階段對團隊有很高的要求。在項目結束前會有另一個高峰期，因為每個人都忙著在最後一分鍾把事情做完。
 
查看所有項目，找出繁忙時間段。試著錯開繁忙時間，這樣你就不會同時處理兩三個在建項目——哪怕用幾周時間來彌補計劃進度，這也會對資源產生很大的影響。
 
留意項目什麽時候會同時運行，確保自身能夠管理好資源，這樣就不會出現兩個或兩個以上的項目需要同一個人的情況。

3、合作調度資源

問問團隊領導是如何管理資源衝突的，他們可能會對如何兼顧任務和確保所有項目如期完成有好的想法。

如果你的工作文化支持員工相互信任、做正確的事、做正確的決定，那麽也可以依靠員工的反應。如果他們告訴你，他們的工作量超負荷，請相信他們，然後製定相應的計劃來調整他們的工作量。


4、確定資源集中位置

查看計劃進度，確保每個人都在做重要的事。讓員工完成項目A中不太重要的任務，這項任務不會影響項目進度，但他們原本可以負責項目B中的優先任務，這樣的安排不太合理。當他們完成項目B的任務後，其他人繼續工作，但此時他們阻礙了項目進展。考慮項目是否會因為推進更重要的工作而延期，調整資源，讓項目成員首先處理優先任務。

5、正確的調度水平

沒有人的工作效率是100%。每個人都需要稍作休息，如果感覺身體不適，他們就會請假。

許多有經驗的項目經理懂得不按100%的工作效率安排人手。80%左右的效率，這個數量更為現實。不過當你投入更多項目調度資源時，這點可能會被遺忘。總之請謹記，資源不要按100%的工作效率安排。
 
6、與其他項目經理定期溝通

你的資源可能用於由幾個不同的項目經理管理的項目。事實上，如果這些項目由同一個項目經理管理，那麽資源均衡的工作就容易得多。你會對所有的計劃和任務有良好的了解，這樣就能為繁忙時間製定計劃，並運用正確的調度水平。
 
但如果參與的項目經理不止一個，那會發生什麽？處理這個問題的最佳方式是確保項目經理共享他們的計劃，讓他們互相溝通。有必要的話，可以進行對話，或者考慮每周（或每月）召開一次資源回顧會議，討論進展和障礙。

 
7、使用工作量調度

利用有效項目管理軟件中的資源調度功能，例如qmchashi PM，使用工作量調度工具和報表，查看項目資源超負荷的地方。

使用圖形化報表，你很容易就能看出誰的工作量超負荷，誰可以負責更多的任務。你可以應用資源均衡（調整工作量，使其在可接受的範圍內，確保沒有人超負荷）。

8、使用項目概覽

當你使用項目級別的工作量調度工具時，你可以配置項目概覽，將多個項目合並，比較多個項目之間的資源分配。這非常有幫助，從投資組合的角度來看，你可以立即看到哪些項目消耗資源最多、哪些人工作量超負荷。

 
概覽的優點在於你想創建多少就能創建多少，你可以為所有的商業項目創建概覽，也可以為涉及IT團隊的項目等創建概覽。這種簡單方法能夠獲得管理資源衝突所需的數據，確保每個人都有足夠的時間完成優先工作而不耽誤任何項目。
 
9、管理好員工缺勤

計劃中或計劃外的缺勤是讓許多項目經理頭痛的事。如果你對團隊沒有直線管理的職責，那麽批準員工的休假申請表就不是你的工作，你有可能不清楚員工的休假情況而安排了不在崗位的員工完成任務。

如果在一段時間內，同一個資源被安排處理幾個項目，那麽你可能在多個項目上遭遇較大的風險。記住要和直線經理建立良好的關係，也要經常提醒你的團隊，及時告知缺勤情況。

10、借助有效的項目管理軟件

借助合適的項目管理軟件開展資源管理活動，你能夠全麵掌控項目資源的情況和資源的狀態。qmchashi PM項目管理軟件可以管理所有項目的資源分配。其報表和概覽功能顯示各項目的工作量，實時監控各項目進度，確保所有事情按時完成。

在qmchashi PM多項目管理中，各個項目組成員在統一的合作體中工作，各人明確分工，各個項目之間和團隊間的協作也更加頻繁，項目溝通更流暢。

相對於單項目管理，多項目管理在進度、成本、質量等方麵承受更大的壓力， 確保組織內每個項目都能以最少成本按時、保質完成 ，是多項目管理最終追求的目標。快來免費試用qmchashi PM項目管理軟件，更好地管理工作量和資源吧。