淺析四種項目經理常用的項目管理工具及方法

2019-12-05

隨著社會(hui) 進步和現代科技的發展，項目管理方法越來越完善，逐漸成為(wei) 現代管理的重要分支，並廣泛應用於(yu) IT、金融、工程設計、銷售服務等行業(ye) 領域中。對於(yu) 聰明的項目管理者而言，為(wei) 了緊跟時代發展，他們(men) 不會(hui) 考慮堅持使用過時的管理方法，而是轉向利用高效能的項目管理工具來輔助項目開展。如今，學會(hui) 使用信息化已經成為(wei) 職場人必不可少的一項技能。本文將為(wei) 大家介紹四種項目經理常用的項目管理工具及方法。

一、1.0白板及作戰室

白板，即白色的板子，通常展示的形式有牆，或者是可移動的白板等。這是一個(ge) 最傳(chuan) 統也最直觀的管理工具，通常放置於(yu) 作戰室，操作方法是把任務寫(xie) 在白板上，不同的顏色表示不同的重要程度，主要是用於(yu) 日常的工作跟蹤匯報以及工作安排，解決(jue) 項目管理及團隊溝通問題。

這種最早開始使用的項目管理工具及方式，至今仍在企業(ye) 中使用。它既有優(you) 點也有缺點，優(you) 點是直觀、操作方便；但缺點也很明顯，一是隻能是同一個(ge) 作戰室的團隊使用，跨地域的團隊無法共享信息，項目信息難以準確匯總；二是受白板麵積限製，當資料太多時，曆史記錄無法保存，同時也難以做到及時更新，甚至可能完全不能更新。

二、2.0填表式項目管理軟件

填表式項目管理軟件，彌補了看板式管理的缺陷，憑借在各種結構和擴展性上的優(you) 勢，贏得了項目管理者的青睞。它操作簡單靈活，適合多人協同，基本可以滲透到項目管理中的各個(ge) 環節，同時它可以幫助用戶製作各種複雜的表格文檔，進行繁瑣的數據計算，形成可視性極佳的表格，比之白板更有實用性。

然而使用填表式項目管理軟件進行項目管理時仍然有一定缺陷。首先，填表式項目管理軟件可被人為(wei) 操縱，而其他人很難得知項目信息是否被修改過，存在項目信息虛假、不可靠的風險；其次，填表式項目管理軟件在麵對複雜項目頻密變更時，很難做到及時更新，不能追蹤項目進度，無法可視化項目進展；第三，填表式項目管理軟件不能提醒上級項目哪一環節超時並進行預警，沒有推動力令項目成員按時完成工作。以上導致項目在變複雜時，其進度表容易變虛假，由完成 90% 突然變回完成 50%，進而造成項目失敗的情況。

三、3.0 Kanban 及每日立會(hui)

Kanban管理，即“看板管理”。它是豐(feng) 田生產(chan) 模式中的重要概念，指為(wei) 了達到及時生產(chan) (JIT)方式控製現場生產(chan) 流程的工具。看板管理方法是在同一道工序或者前後工序之間進行物流或信息流的傳(chuan) 遞，它更加強調各部門之間的協作與(yu) 緊密配合，使項目流程順暢，不發生貨物停滯與(yu) 貨物短缺的現象，最大限度地減少庫存。展現形式有紙質看板和電子看板。同時，項目團隊也會(hui) 開展每日立會(hui) ，讓所有人了解各個(ge) 項目成員在做什麽(me) ，通過看板查看當前項目計劃進展如何，幫助項目成員解決(jue) 遇到的問題，以及做出共享承諾，提高團隊合作精神。

3.0kanban及每日立會(hui) ，是一種用來改善工作的精益方法，它在大團隊和小團隊的項目開發和運營中都能很好發揮作用。利用看板及每日立會(hui) ，能讓團隊容易記住短期內(nei) 誰應做什麽(me) 來產(chan) 生推動力，能令人比較誠實地提交項目信息。然而它也隻能管控好近期的項目活動，而完全不能控製整個(ge) 項目的時間及成本。3.0項目管理工具及方法受非成本付出者喜愛，但實際上絕大部分的項目都有時間及成本限製的，因此還是要根據具體(ti) 項目情況來選擇合適的項目管理工具及方法。

四、4.0交易型項目管理軟件

4.0交易型項目管理軟件，適用於(yu) 業(ye) 務型項目，研發/技術型項目，多項目/項目組合等動態的業(ye) 務管理，能夠實時同步項目計劃與(yu) 執行，實現直通式的協作與(yu) 交付。它利用四眼原則中“編製人-審核人”的方法及現代計算機直通處理實時交易的能力解決(jue) 了 2.0 及 3.0 所不能解決(jue) 的問題。即使是很複雜的項目，4.0 也能把控項目的時間，成本，需求變更及影響。代表性軟件有8MSaaS PPM。

8MSaaS PPM遵循了交易型係統設計的原則，作為(wei) 新一代項目管理工具，它可以幫助項目經理輕鬆應對在不同情況下所需的不同管理風格。它不僅(jin) 是一個(ge) 動態的業(ye) 務管理、項目計劃、執行、協同與(yu) 交付平台，它的神奇之處更在於(yu) 它能夠自動追蹤重要的業(ye) 務，獨立運算辨別真假，實時自動計算每個(ge) 項目活動的時間、資源、交付及成本的結果，記錄項目現時狀態，過往交互和交易記錄均會(hui) 留下痕跡且不可更改。8MSaaS PPM項目管理信息的高度可靠性讓人保持誠實，有推動力令項目成員去解決(jue) 問題並按計劃完成工作，保證項目按時完成。

在項目時間管理上，8MSaaS PPM能自動跟蹤每個(ge) 項目活動與(yu) 可交付成果的時間及進度。如有任何時間差異都會(hui) 實時高亮顯示以方便項目人員更快捷地發現問題並進行項目時間管理。在成本控製上也是，8MSaaS PPM能幫助企業(ye) 全麵有效地管理項目層及活動層收入和成本的預算，並實時跟蹤和匯總實際的收入和成本，包括項目中的銷售訂單與(yu) 合同、項目工時成本、各項項目費用、采購訂單、開票與(yu) 回款等。

此外，8MSaaS PPM還提供資源管理、變更管理、問題管理等功能。它還能自動檢測和評估項目進行中可能出現的各種風險及影響，以便項目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風險。

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